Sag

Formålet med byggeblokken Sag er at gøre det lettere at udveksle oplysninger om sager mellem to eller flere it-systemer, ved at skabe en fælles forståelse af hvad en sag er, og hvilke informationer en sag består af.

Et fokusområde er journalisering, som er beskrevet i Referencearkitektur for sags- og dokumentområdet (fra 2008) - byggeblokken Sag er en central del heraf, men kan også anvendes selvstændigt eller i andre referencearkitekturer.

Byggeblokken har til formål at beskrive og dokumentere de helt centrale karakteristika ved enhver sag. Herudover kan det generelle formål for alle fælleskommunale byggeblokke læses på siden Byggeblok.

I byggeblokken Sag defineres de fælles karakteristika for sager på tværs af fagområder. I byggeblokken defineres derimod ikke egenskaber eller services, som er specifikke for anvendelse på de forskellige fagområder. For anvendelse af Sag på specifikke fagområder skal modellen derfor specialiseres og tilføjes de domænespecifikke attributter, relationer og services, fx for ydelsessager på ydelsesområdet.

Sag skal forstås som en samling af sammenhørende dokumenter og øvrige sammenhørende oplysninger, der i sit hele anvendes til at dokumentere en arbejdsproces, typisk til administrative formål, herunder til at træffe afgørelser.

Sag som begreb er den dokumentationsenhed, der understøtter de offentlige institutioners journalisering.

En sag skal påføres oplysninger om: 

• Hvem sagen vedrører i form af oplysninger om sagens parter.
• Hvad sagen dokumenterer, i form af en sigende titel, emnemæssig opmærkning og den løbende registrering af tilknyttede dokumenter og øvrige informationer af betydning for sagsbehandlingen.
• Hvor sagen bliver behandlet og opbevaret i form af oplysninger om sagens organisatoriske tilhørsforhold og sagsbehandlere.
• Hvordan sagen hænger sammen med andre sager.
• Hvad sagens status er, og hvornår den er ændret.
• Hvorfor sagen behandles i form af en henvisning til den lovgivning, der gælder for sagen, samt hvor den findes.

Sager kan struktureres på forskellig vis i forhold til, hvor mange og hvilke informationer, der tilknyttes sagen. Sager lagret elektronisk i it-systemer bliver med fordel ofte struktureret som enkeltsager, som indeholder dokumentation om en enkelt administrativ proces, som fx en afgørelse eller en beslutning. Enkeltsager dækker ikke behov for at samle dokumentation, f.eks.  i forhold til en borger/person (personsagen), en ejendom (byggesagen), en instans/part (institutionssagen), eller alle oplysninger om et bestemt emne eller en bestemt handling (fx alle sager om hjælpemidler eller alle klagesager). Sagsmodellen giver derfor mulighed for at relatere en sag til en oversag/samlesag, så der kan skabes sammenhæng i enkeltsager, hvormed samlesager kan forstås som samlinger af enkeltsager.

Her kan du tilgå og læse den fulde beskrivelse og specifikation af byggeblokken Sag

Modeller for byggeblok Sag:

Formålet med objektmodellen for byggeblokken Sag er at vise hvilke andre byggeblokke "Sag" har en relation til. Formålet med informationsmodellen for byggeblokken Sag er at vise hvilke oplysninger som er relevante i forhold til at beskrive en Sag.

Objekter med farven grå er en del af byggeblokken Sag, og objekter med farven blå repræsenterer andre byggeblokke som hver især har deres egen objekt- og informationsmodel.

Objektmodel

Tryk på linket for at se en klikbar udgave af  Sag objektmodel

Informationsmodel

Tryk på linket for at tilgå en klikbar udgave af Sag informationsmodel

Livscyklus/tilstandsmodel:

Sags livscyklus kortlægger rammerne for, hvilken status en sag kan befinde sig i. Sager har følgende tilstande, der indikerer sagens forretningsmæssige fremdrift i forhold til behandling:

• Opstået (noget kræver myndighedens ageren).
• Oplyst (en sag er tilstrækkeligt oplyst til, at der kan træffes en afgørelse, hvilket betyder, at alle relevante oplysninger er fremskaffet og inddraget. En offentlig myndighed har pligt til at indhente alle relevante oplysninger i en sag, før der træffes afgørelse.
• Afgjort (der er truffet afgørelse om sagen, fx bevilling eller afslag. Der må ikke tilføjes mere til sagen).
• Afsluttet (sagsbehandling er fuldført).

De nævnte tilstande udtrykker alene selve sagens tilstand og ikke en handling, som pågår.

Der vil være yderligere sagstilstande end de ovenfor nævnte, de vil være afhængige af den forretningsmæssige kontekst, som sag skal anvendes i, udtrykker således ikke noget processuelt i forbindelse med sagsbehandlingen, som fx at sagen er sendt i høring.

Når sag anvendes ifm. udveksling af data, er det vigtigt, at der er enighed om livscyklus og tilstande.