AR 5.2: Optimér tværgående processer efter fælles mål

Tværgående processer optimeres med udgangspunkt i fælles mål for sammenhængende, effektive og værdiskabende arbejdsgange.

Arkitekturregel

Tværgående processer optimeres med udgangspunkt i fælles mål for sammenhængende, effektive og værdiskabende arbejdsgange.

Det betyder at:

Projekter optimerer de tværgående processer ud fra de fælles mål for hver proces og dokumenterer dem efter aftalt metode, inklusive relevante hændelser, aktiviteter og beslutningsregler i processerne. Dokumentation udstilles og deles, så den kan genbruges, hvor processer er generiske og kan implementeres i flere organisationer.
Projekter sikrer, at de berørte myndigheder opstiller et sæt af fælles kvalitetsmål og målepunkter, som skal være styrende for, hvordan aftalte tværgående processer optimeres. Fx vedr. kvalitet, ressourceforbrug, ventetid, gennemløbstid og konkrete krav til aktiviteter. Der udarbejdes aftaler, der tydeliggør, hvem der har ansvar for hvad i de tværgående processer.

Arkitekturreglen i praksis

Kommunen bør opstille fælles kvalitetsmål og målepunkter på tværs af fagdomæner. Disse mål skal være styrende for projekterne, således at man undgår suboptimering og silotænkning.

Vejledning/Metode

Relationel koordinering – ledelse af effektivt samarbejde’ en publikation fra KL’s Væksthus for ledelse. Metode til at koordinere indsatser og skabe helhedssyn.

Eksempler

Arbejdsgangsbanken. I KL’s arbejdsgangsbank findes pt ca. 40 generiske processer. Bemærk, at procesbeskrivelserne ikke er opdateret siden 2010.EcoKnow-projektet, der har til formål at automatisere beslutningsstøtte i sagsbehandling, har udviklet et værktøj til deklarativ modellering, kaldet DCR Graphs, der til forskel fra procedurale sprog som f.eks. BPMN, der beskriver en trinvis fremgangsmåde til at nå et mål, blot opstiller regler og egenskaber ved problemstillingen. På den måde kan modellen håndtere en større palette af også ualmindelige brugerhandlinger og komplekse scenarier, der ofte vil falde uden for en procedural procesmodel, og løbende regulere de mulige handlinger og deres følger. Projektet er en del af et europæisk forskningssamarbejde 2017-2021. Syddjurs Kommune er en af deltagerne i pilotafprøvningen.