Frigiv tid og løft velfærden med løsninger, der virker. Læs mere om Teknologipartnerskabet her
I partnerskabet sætter vi skub i kommunernes digitale omstilling. Gennem et forløb på 1,5 år vil eksperter hjælpe kommuner i mål med løsninger, der har frigivet tid og løftet velfærden i andre kommuner.
Vi står i kommunerne over for store udfordringer de kommende år med mangel på arbejdskraft og et stigende antal ældre borgere.
En del af løsningen er, at vi bliver bedre til at bruge ny teknologi og digitale løsninger til at frigive hænder og sikre en god service. Men teknologi er ikke et quick-fix. Implementering er svært, og der kan være mange årsager til, at man ikke lykkes med at skabe værdi med teknologierne. I Kommunernes Teknologipartnerskab får kommunerne hjælp til at komme helt i mål med at implementere konkrete teknologier, som, der er dokumentation for, sparer tid og løfter borgernes velfærd i de kommuner, der har taget løsningerne i brug.
Skærmbesøg i ældreplejen, som et alternativ til fysiske besøg
Digitalt understøttet træning for borgerne, som udskyder eller mindsker behovet for pleje
Automatisering af administrative opgaver, som sparer tid og erstatter trivielle, manuelle arbejdsprocesser
I Teknologipartnerskabet står de deltagende kommuner på erfaringerne fra andre kommuner, som er kommet succesfuldt i mål. Kommunerne samles i et netværk, som står foran samme opgave og hver enkelt kommune får sparring fra konsulenter, der er eksperter i teknologierne og den gode implementering.
Hjælp til reel forandring, som løfter velfærden og frigør tid hos medarbejdere.
En styrket fælles indsats på tværs af fagområder og digitaliseringsfaglighed.
Sat fokus på hele ledelseskæden og strategiske og styringsmæssige greb, der skal forankre den digitale transformation.
Metoder til at arbejde systematisk med digitale og teknologiske løsninger, som frigiver ressourcer og skaber værdi.
Folderen indeholder en detaljeret beskrivelse af partnerskabet, en tidslinje over forløbet og svar på alle praktiske spørgsmål.
Desuden kan man i folderen læse om de resultater og gevinster, teknologierne har skabt i andre kommuner.
I Teknologipartnerskabet arbejder kommunerne med fire løsninger indenfor de to overordnede temaer: Velfærdsteknologi og Automatisering af administrative arbejdsgange.
Kommunerne har selv valgt hvilke(n) løsninger de vil arbejde med, ligesom de også selv vælger, hvilken leverandør de ønsker at indgå et samarbejde med om den konkrete løsning. Hvis der er kommuner, der ikke har en leverandør og skal til at lave et indkøb, tilbydes man gennem partnerskabet en session, hvor man får et overblik over leverandører, og hører om de overvejelser, andre kommuner har gjort sig.
Ambitionen med partnerskabet er at kommunerne efter deltagelse står med en reel forandring gennem succesfuld implementering af en konkret teknologi, fordi:
de bliver guidet til de relevante tekniske løsninger
de arbejder med løsninger, der har frigivet hænder i andre kommuner
de står på erfaringer fra andre kommuner, som er lykkes med deres implementering.
de får engageret og forpligtiget topledelsen og får en stærk forankring på tværs i organisationen
de får et netværk af kommuner, som står samme sted, og som skal implementere den samme teknologi
de får konkret sparring og støtte til deres proces fra eksterne, erfarne eksperter
de får fokus på opfølgning, så de er sikre på at realisere gevinsterne
de får en stærkere evne i organisationen til at implementere teknologi med succes.
de får værktøjer og metoder, som de kan bruge til andre forandringsprocesser i kommunen
Eksperter fra konsulentfirmaet LEAD står sammen med KL for selve forløbet. LEADs konsulenter assisterer i partnerskabets forskellige processer, sikrer fremdrift og hjælper kommunerne med at komme i mål. LEAD er eksperter i implementering og det at skabe ejerskab i ledelseskæderne og har stor erfaring i at arbejde med kommunerne. I forløbet har LEAD desuden allieret sig med praksiseksperter i de udvalgte teknologier.
Med teknologipartnerskabet får kommunerne de bedste forudsætninger for at komme i mål – også hvis forandringerne strækker sig ud over partnerskabets varighed på 1,5 år, før de er blevet en integreret og stabil del af hverdagen.
Hen mod slutningen af forløbet gør vi status med hver enkelt kommune og lægger en plan for det videre arbejde.
Erfaringerne, kommunerne gør sig gennem forløbet, om forandringsledelse, implementering og gevinstrealisering, kan tages med videre til andre forandringsprocesser i kommunen.
I partnerskabet har vi fokus på den organisation, teknologierne skal virke i, god implementering, medarbejderinddragelse, et stærkt tværfagligt samarbejde og en god overgang til drift.
Vi inddrager hele ledelseskæden og fokuserer på styringsmæssige greb til at forankre den digitale omstilling, hver enkelt kommune skal igennem.
Det gør vi, fordi vi ved, at forskellen mellem succes og fiasko ligger i organisationen, implementeringen og forandringsledelsen helt ned til den lokale leder og medarbejder – og naturligvis borgerne.
Vi sætter også spot på de tekniske forudsætninger for at få succes, og hvordan man skaber et holdbart drift-setup.
Fælles partnerskabsdage. Hele dage, hvor vi sætter spot på særlige implementeringstemaer og vellykkede eksempler fra kommunerne. På partnerskabsdagene mødes kommunerne også i klynger
Samarbejde i klynger. De deltagende kommuner inddeles i klynger med andre kommuner, der arbejder med samme teknologi, og som har et sammenligneligt modenheds- og ambitionsniveau. Klyngemøderne har fokus på de særlige udfordringer og løsninger, hver enkelt kommune står overfor.
1:1 sparring mellem den enkelte kommune og konsulenter tilknyttet partnerskabet. Den direkte sparring ernogle tilfælde med ledelseskæden – direktør, chef og projektleder. Andre møder er uden direktør. Møderne tager udgangspunkt i at afklare de udfordringer, der er vigtige for kommunernes implementeringsforløb.
Digital værktøjskasse og virtuelt samarbejde. Gennem det virtuelle whiteboard Miro og Teams-grupper får hver enkelt kommune adgang til metoder, værktøjer, arbejdsrum, podcasts, vejledninger og videoer. De digitale værktøjer skal understøtte implementeringsprocessen og vil være praksisnære.
Skærmbesøg er en virtuel kontakt mellem borgere og medarbejdere. I stedet for et fysisk besøg i borgerens hjem foregår samtaler over en skærm via smartphone, tablet, pc eller en enhed, der er speciallavet til videosamtaler.
Erfaringerne viser, at skærmbesøg kan supplere og erstatte besøg, der traditionelt er foregået i borgerens hjem. Det kan være samtaler, hjælp til medicinindtagelse, forberedelse af måltider eller andet, hvor der ikke er behov for at hjemmeplejen er fysisk til stede.
Skærmbesøg giver ofte borgerne en oplevelse af mere fleksibilitet, mere selvbestemmelse over dagen og nogle gange også mere kontinuitet, fordi de ofte får videobesøg af den samme medarbejder. Løsningen kan spare medarbejderne tid ved kortere møder og mindre transporttid, samtidig med at de hyppigere er i kontakt med borgerne og får mere fleksibilitet i arbejdsdagen.
En udfordring kan være en manglende opbakning til at bruge skærmbesøg – både fra ledere, medarbejdere, pårørende og andre. En anden udfordring kan være at finde den rigtige organisering af, hvordan skærmbesøg tilbydes, og hvem der foretager de virtuelle besøg – skal det være alle medarbejdere eller et særskilt team? Andre udfordringer kan være tekniske fx driftsmæssige forstyrrelser, etablering af det nødvendige drifts-setup i samarbejde med relevante afdelinger i kommunerne, internetdækning og opkobling i borgernes hjem. Det kan også være en udfordring at omsætte den frigjorte tid til reelle ændringer i arbejdsdagen, i bemandingen eller i opgaverne. Med andre ord: hvad vil man gøre med den frigjorte tid, man har skabt?
At få omsat den frigjorte tid til de gevinster man vil opnå. Det kan være fleksibilitet i medarbejderes hverdag, at styrke indsatsen til dem, som kræver mere omsorg, eller at kunne håndtere flere borgere.
Virtuelle samtaler med borgere i hjemmeplejen i Vejle Kommune har reduceret arbejdsindsatsen med knap 2,5 årsværk, og kommunen forventer en nettogevinst i 2022 på cirka 1,3 mio. kr.
Hele 94 procent af borgerne er glade for løsningen.
Læs hele casen her
Digitale træningsløsninger er app-baserede træningsprogrammer, som kan skræddersyes til borgerne på baggrund af en screening. Træningen kan gennemføres sammen med borgeren og med hjælp fra træningsvideoer. Løsningerne tilbydes typisk via en platform, hvor medarbejdere kan følge udviklingen og få et overblik over træningen.
Formålet ved at bruge digitalt understøttet træning er, at gøre det så let som muligt at få flere borgere til at træne mere. Jo mere en borger træner, jo mere kan de bevare eller forbedre deres fysiske formåen og mindske deres plejebehov – eller helt eliminere behovet for hjælp.
Typiske udfordringer ved at bruge digitalt understøttet træning er at finde den rette arbejdsgang og organisering af indsatsen. Hvilke faggrupper skal bruge løsningerne? Og skal det være særlige teams eller alle medarbejdere? Løsningen kræver også, at man laver den rette screening af målgrupper ift. at finde ud af, hvem der kan profitere af digital træning, og hvem der ikke kan. Desuden er der en kompetenceudviklingsopgave, som skal klæde medarbejdere og borgere på til at kunne bruge træningsprogrammet og motivere dem til at fastholde træningen.
Som med alle andre digitale løsninger er det afgørende, at der er et stabilt drift-setup. Og ligesom al brug af teknologi, der frigør tid, skal man kunne afgøre, hvad vil man gøre med tid, man har frigjort.
App-baserede træningsprogrammer sparede i 2021 Kerteminde Kommune for over 1 mio. kr. og reducerede det årlige plejebehov blandt de deltagende borgere med 27 timer.
55 procent af borgerne fik en forbedret fysik.
Læs hele casen fra Kerteminde her.
Denne løsning handler om automatisering af administrative processer, hvor der sættes strøm til manuelle og rutineprægede arbejdsgange i kommunerne.
Forløbet er målrettet kommuner, som enten skal i gang med RPA-baseret automatisering for første gang, eller som ønsker at skalere videre med afsæt i de første automatiseringssucceser, hvor man typisk har udviklet de første 10-20 robotter og ønsker at accelerere porteføljen til 40-50 robotter eller flere?
Eksempler på processer, I kan arbejde med i partnerskabet er automatisering ift: indhentning af straffeattester, flexlønsberegning, betaling af læge eller tolkeregninger, journalisering af mails og dokumenter, fordeling af post, fakturering af byggesagsgebyr, brugeroprettelse, udskrivning af kørelister mv.
Når de administrative processer automatiseres ved hjælp af RPA eller tilsvarende automatiseringsteknologi, frigøres ressourcer til andre formål. Ofte oplever kommunerne også, at automatiseringsprojekterne bidrager til en øget kvalitet og compliance i de administrative processer.
For kommunerne er der forskellige udfordringer med at etablere og skalere RPA. For de kommuner, der er i starten af deres automatiseringsrejse, handler udfordringerne ofte om, at etablere et solidt fundament for skalering i form af en udviklingspipeline, governancestruktur med etablering af best practice for udvikling, test mv.
Herudover er der mange kommuner, som har svært ved at etablere et fagligt miljø med kritisk masse af ressourcer og kompetencer, som sikrer en stabil og sikker drift, når der skaleres og automatiseringen bliver en fast del af forretningsunderstøttelsen.
Ringkøbing-Skjern Kommune har udviklet 130 RPA-løsninger, der løser en række rutineprægede, manuelle arbejdsopgaver.
Kommunen har på tre år opnået en nettogevinst på 8,4 mio. kr. og fået frigivet 37.400 timer.
Robotterne udvikles efter ønske fra medarbejdere, der kan se en fordel i, at en robot tager det kedelige arbejde, så der bliver frigivet tid til de opgaver, hvor den enkelte ansatte bruger sin faglighed.
Automatiseringsenheden i kommunen er centralt forankret og finansieret. Automatiseringerne designes, udvikles og driftes af ca. 2,5 årsværk.
Intelligent automatisering handler om at brede automatiseringsværktøjskassen ud, så der anvendes flere forskellige redskaber, som orkestreres i automatiseringen. Udover RPA kan det være smarte formularer eller applikationer, integrationer, regelmotorer, datamodellering, kunstig intelligens mv.
Når der sættes fokus på ”end-to-end” processer, er der også en ambition om at kunne gentænke processen fra ende til anden og eksekvere på automatiseringen uden redskabsmæssige begrænsninger.
Forløbet er målrettet kommuner, som er godt i gang med deres automatiseringsrejse og typisk har en lang række af succeser med RPA-baseret automatisering med i bagagen. Konkret vil kommunerne i forløbet skulle arbejde med implementering af intelligente automatiseringsløsninger.
Når der arbejdes med intelligent automatisering, frigøres der ressourcer til andre formål. Men i det intelligente ligger der også et ønske om at skabe bedre og mere helhedsorienterede processer, hvor der er fokus på sammenhæng på tværs, borgertilfredshed, kvalitet i beslutninger mv.
Med intelligent automatisering øges kompleksiteten i at skabe sammenhængende processer. Der er mange teknologier som skal mestres teknologisk og kompetencemæssigt, og processerne skal orkestreres, så processen ikke knækker i et svagt led. Det kræver også et højt modenhedsniveau i organisationens governance og driftsprocesser at få det til at lykkes i praksis.
Mange kommuner ender på et automatiseringsplateau, hvor de ikke kommer ud over traditionel RPA-automatisering. Det er den udfordring, som vi gerne vil angribe i dette spor, så vi i fællesskab løfter kommunerne.
I Sønderborg Kommune har de gentænkt arbejdet med bevilling af kropsbårne hjælpemidler end-to-end med brug af LEAN-principper, RPA og nye intelligente teknologier
I forløbet er arbejdsgangene omkring hjælpemiddelsbevilling blevet gentænkt. Informationerne på sagerne for området er blevet konsolideret i færre systemer. Og RPA-robotter bidrager til journalisering af ansøgninger og arkivering af bilag på de rette sager med automatiseret sagsoprettelse, hvor det er nødvendigt.
I selve sagsbehandlingen hjælper en avanceret AI- og regelmotor sagsbehandlerne med at finde lignende og relaterede sager, hvilket sparer tid hos sagsbehandlerne, og skaber konsistens på tværs i sagsbehandlingen, så borgerne behandles lige.
Skærmbesøg er en virtuel kontakt mellem borgere og medarbejdere. I stedet for et fysisk besøg i borgerens hjem foregår samtaler over en skærm via smartphone, tablet, pc eller en enhed, der er speciallavet til videosamtaler.
Erfaringerne viser, at skærmbesøg kan supplere og erstatte besøg, der traditionelt er foregået i borgerens hjem. Det kan være samtaler, hjælp til medicinindtagelse, forberedelse af måltider eller andet, hvor der ikke er behov for at hjemmeplejen er fysisk til stede.
Skærmbesøg giver ofte borgerne en oplevelse af mere fleksibilitet, mere selvbestemmelse over dagen og nogle gange også mere kontinuitet, fordi de ofte får videobesøg af den samme medarbejder. Løsningen kan spare medarbejderne tid ved kortere møder og mindre transporttid, samtidig med at de hyppigere er i kontakt med borgerne og får mere fleksibilitet i arbejdsdagen.
En udfordring kan være en manglende opbakning til at bruge skærmbesøg – både fra ledere, medarbejdere, pårørende og andre. En anden udfordring kan være at finde den rigtige organisering af, hvordan skærmbesøg tilbydes, og hvem der foretager de virtuelle besøg – skal det være alle medarbejdere eller et særskilt team og hvilke nye kompetencer kræver det at gennemføre skærmbesøg?
Andre udfordringer kan være tekniske fx driftsmæssige forstyrrelser, etablering af det nødvendige drifts-setup i samarbejde med relevante afdelinger i kommunerne, internetdækning og opkobling i borgernes hjem. Det kan også være en udfordring at omsætte den frigjorte tid til reelle ændringer i arbejdsdagen, i bemandingen eller i opgaverne. Med andre ord: hvad vil man gøre med den frigjorte tid, man har skabt?
Virtuelle samtaler med borgere i hjemmeplejen i Vejle Kommune har reduceret arbejdsindsatsen med knap 2,5 årsværk, og kommunen forventer en nettogevinst i 2022 på cirka 1,3 mio. kr.
Hele 94 procent af borgerne er glade for løsningen.
Digitale træningsløsninger er app-baserede træningsprogrammer, som kan skræddersyes til borgerne på baggrund af en screening. Træningen kan gennemføres sammen med borgeren og med hjælp fra træningsvideoer. Løsningerne tilbydes typisk via en platform, hvor medarbejdere kan følge udviklingen og få et overblik over træningen.
Formålet ved at bruge digitalt understøttet træning er, at gøre det så let som muligt at få flere borgere til at træne mere. Jo mere en borger træner, jo mere kan de bevare eller forbedre deres fysiske formåen og mindske deres plejebehov – eller helt eliminere behovet for hjælp.
Typiske udfordringer ved at bruge digitalt understøttet træning er at finde den rette arbejdsgang og organisering af indsatsen. Hvilke faggrupper skal bruge løsningerne? Og skal det være særlige teams eller alle medarbejdere? Løsningen kræver også, at man laver den rette screening af målgrupper ift. at finde ud af, hvem der kan profitere af digital træning, og hvem der ikke kan. Desuden er der en kompetenceudviklingsopgave, som skal klæde medarbejdere og borgere på til at kunne bruge træningsprogrammet og motivere dem til at fastholde træningen.
Som med alle andre digitale løsninger er det afgørende, at der er et stabilt drift-setup. Og ligesom al brug af teknologi, der frigør tid, skal man kunne afgøre, hvad vil man gøre med tid, man har frigjort.
App-baserede træningsprogrammer sparede i 2021 Kerteminde Kommune for over 1 mio. kr. og reducerede det årlige plejebehov blandt de deltagende borgere med 27 timer.
55 procent af borgerne fik en forbedret fysik.
Denne løsning handler om automatisering af administrative processer, hvor der sættes strøm til manuelle og rutineprægede arbejdsgange i kommunerne. Det kan fx være ift. indhentning af straffeattester, flexlønsberegning, betaling af læge eller tolkeregninger, journalisering af mails og dokumenter, fordeling af post, fakturering af byggesagsgebyr, brugeroprettelse, udskrivning af kørelister mv.
Forløbet er målrettet kommuner, som enten skal i gang med RPA-baseret automatisering for første gang, eller som ønsker at skalere videre med afsæt i de første automatiseringssucceser, hvor man typisk har udviklet de første 10-20 robotter og ønsker at accelerere porteføljen til 40-50 robotter eller flere.
Når de administrative processer automatiseres ved hjælp af RPA eller tilsvarende automatiseringsteknologi, frigøres ressourcer til andre formål. Ofte oplever kommunerne også, at automatiseringsprojekterne bidrager til en øget kvalitet og compliance i de administrative processer.
For kommunerne er der forskellige udfordringer med at etablere og skalere RPA. For de kommuner, der er i starten af deres automatiseringsrejse, handler udfordringerne ofte om, at etablere et solidt fundament for skalering i form af en udviklingspipeline, governancestruktur med etablering af best practice for udvikling, test mv.
Herudover er der mange kommuner, som har svært ved at etablere et fagligt miljø med kritisk masse af ressourcer og kompetencer, som sikrer en stabil og sikker drift, når der skaleres og automatiseringen bliver en fast del af forretningsunderstøttelsen.
Ringkøbing-Skjern Kommune har udviklet 130 RPA-løsninger, der løser en række rutineprægede, manuelle arbejdsopgaver.
Kommunen har på tre år opnået en nettogevinst på 8,4 mio. kr. og fået frigivet 37.400 timer.
Robotterne udvikles efter ønske fra medarbejdere, der kan se en fordel i, at en robot tager det kedelige arbejde, så der bliver frigivet tid til de opgaver, hvor den enkelte ansatte bruger sin faglighed.
Automatiseringsenheden i kommunen er centralt forankret og finansieret. Automatiseringerne designes, udvikles og driftes af ca. 2,5 årsværk.
Intelligent automatisering handler om at brede automatiseringsværktøjskassen ud, så der anvendes flere forskellige redskaber, som orkestreres i automatiseringen. Udover RPA kan det være smarte formularer eller applikationer, integrationer, regelmotorer, datamodellering, kunstig intelligens mv.
Når der sættes fokus på ”end-to-end” processer, er der også en ambition om at kunne gentænke processen fra ende til anden og eksekvere på automatiseringen uden redskabsmæssige begrænsninger.
Forløbet er målrettet kommuner, som er godt i gang med deres automatiseringsrejse og typisk har en lang række af succeser med RPA-baseret automatisering med i bagagen. Konkret vil kommunerne i forløbet skulle arbejde med implementering af intelligente automatiseringsløsninger.
Når der arbejdes med intelligent automatisering, frigøres der ressourcer til andre formål. Men i det intelligente ligger der også et ønske om at skabe bedre og mere helhedsorienterede processer, hvor der er fokus på sammenhæng på tværs, borgertilfredshed, kvalitet i beslutninger mv.
Med intelligent automatisering øges kompleksiteten i at skabe sammenhængende processer. Der er mange teknologier som skal mestres teknologisk og kompetencemæssigt, og processerne skal orkestreres, så processen ikke knækker i et svagt led. Det kræver også et højt modenhedsniveau i organisationens governance og driftsprocesser at få det til at lykkes i praksis.
Mange kommuner ender på et automatiseringsplateau, hvor de ikke kommer ud over traditionel RPA-automatisering. Det er den udfordring, som angribes i dette spor, så vi i fællesskab løfter kommunerne.
I Sønderborg Kommune har de gentænkt arbejdet med bevilling af kropsbårne hjælpemidler end-to-end med brug af LEAN-principper, RPA og nye intelligente teknologier
I forløbet er arbejdsgangene omkring hjælpemiddelsbevilling blevet gentænkt. Informationerne på sagerne for området er blevet konsolideret i færre systemer. Og RPA-robotter bidrager til journalisering af ansøgninger og arkivering af bilag på de rette sager med automatiseret sagsoprettelse, hvor det er nødvendigt.
I selve sagsbehandlingen hjælper en avanceret AI- og regelmotor sagsbehandlerne med at finde lignende og relaterede sager, hvilket sparer tid hos sagsbehandlerne, og skaber konsistens på tværs i sagsbehandlingen, så borgerne behandles lige.
Digitalisering & Teknologi
Telefon: +45 3370 3226
E-mail: capl@kl.dk
Digitalisering & Teknologi
Telefon: +45 3370 3546
E-mail: maah@kl.dk
