Governanceproces for den fælleskommunale rammearkitektur

For at leve op til de visioner og målsætninger, som kommunerne, KL og KOMBIT har til den fælleskommunale rammearkitektur, er der behov for at styrke governance i forhold til de konkrete arkitekturprodukter, som godkendes og efterfølgende publiceres her på rammearkitektur.kl.dk. Rammearkitekturen forventes at være i løbende udvikling. Eksisterende arkitekturprodukter vil blive opdateret og nye vil komme til. Kommunerne og KOMBIT har samtidigt et behov for at kunne styre projekter, hvor der er indgået kontrakt med en leverandør. Governance er i den forbindelse et vigtigt element, som sikrer, at der er en klar og fælles forståelse for, hvad rammearkitekturen består af på et givent tidspunkt. Endelig er der krav om versionering af rammearkitekturens elementer, så projekter klart kan kommunikere hvilken version, der realiseres efter.

På It-arkitekturrådsmødet den 6. september 2016 blev det besluttet, at It-Arkitekturrådet delegerer sit ansvar for at kvalitetssikre og godkende ændringer til rammearkitekturen til et Arkitekturboard, bestående af repræsentanter fra KL og KOMBIT’s arkitekturstab. I den forbindelse blev der godkendt en ny KL og KOMBIT-governancemodel for rammearkitekturen i relation til den eksisterende styringsramme.

Modellen for processerne omkring It-Arkitekturrådet er beskrevet i Kommissorium for Kommunernes It-Arkitekturråd. Den justerede model, der blev godkendt på mødet 6. september 2016 er beskrevet i SAGERA-projektets Bilag 2 Projekt 1 ’Governance, mål og indhold for rammearkitekturen’.

Den fælles governanceproces skal sikre, at KOMBIT og KL er fælles om at evaluere og godkende ændringer til rammearkitekturens indhold og form. Den fælles governanceproces sikrer, at forventninger løbende bliver afstemt, og at der sikres sammenhæng mellem det strategiske, langsigtede arbejde i rammearkitekturen og de konkrete projekter i KOMBIT og hos kommuner og leverandører.

Når rammearkitekturen skal ajourføres med et nyt arkitekturprodukt (eller et arkitekturprodukt eller en struktur i rammarkitekturen skal ændres), er der en række trin, der skal gennemløbes. I figuren til højre er de forskellige trin illustreret med tydeliggørelse af, hvad der er en del af governancemodellen (*-markeret og en mørkere blå farve):

• Foreslå: Forslag om et nyt arkitekturprodukt udarbejdes (ikke en del af governancemodellen)
• Aftal: Arkitekturproduktet bliver analyseret, præciseret og det videre forløb aftales. Der gives et foreløbigt tilsagn om, at produktet kan komme i rammearkitekturen, når det opfylder en række kvalitets- og godkendelseskriterier. Produktet bliver placeret i Rammearkitektur på vej (På vej (overblik)). (Både Aftal-processen og På vej (overblik) er omfattet af governancemodellen).

Funding aftales også (ikke en del af governancemodellen).

• Producer: Produktet produceres, eller ved ændring af et produkt bliver dette Opdateret. (Ikke en del af governancemodellen)
• Godkend: Arkitekturproduktet godkendes, hvis det opfylder de aftalte kvalitets- og godkendelseskriterier. Inden da skal det evt. i Høring (en del af governancemodellen). Behandlingen af de indkomne Høringssvar er en del af KL’s sædvanlige høringsproces (og derfor ikke en del af governancemodellen).
• Publicer: Arkitekturproduktet registreres, publiceres (enten i Optaget i Rammearkitekturen eller Laboratorium/prototyper for rammearkitektur) og Arkiveres (en del af governancemodellen).

Arkitekturboardet er ansvarlig for at træffe beslutninger vedr. nye eller ændrede arkitekturprodukter i rammearkitekturen f.eks. principper, byggeblokke mv samt mindre ændringer af rammearkitekturens struktur, f.eks. på rammearkitektur.dk. Arkitekturboardet agerer på mandat fra It-arkitekturrådet, og skal afrapportere til It-arkitekturrådet, ligesom arkitekturboardet kan søge rådgivning i It-arkitekturrådet.

Arkitekturboardet udgøres af 5 medlemmer: En kommunal repræsentant og fire repræsentanter fra KL/KOMBIT. Medlemmerne til boardet udpeges af sekretariatet fra møde til møde ift. de sager, der skal behandles. Arkitekturboardet kan beslutte, at der er behov for ad hoc- medlemmer til et kommende møde. Arkitekturboardet konsulterer desuden de politiske, økonomiske og øvrige beslutningsfora, når det er relevant.

Publicering og kommunikation om indkommet materiale og trufne beslutninger i boardet, foretages først efter det efterfølgende It-Arkitekturrådsmøde. Processen herfor og hvordan der kommunikeres skal være klart defineret og transparent for eksterne. Det er sekretariatet, der har ansvaret for at opgaven udføres.

Læs mere om Arkitekturboardet, og læs udtalelser mv. fra møderne her

Governanceproces for den fælleskommunale rammearkitektur inkl. bilag