Governanceproces for den fælleskommunale rammearkitektur

Den fælles governanceproces skal sikre, at kommunerne, KOMBIT og KL er fælles om at evaluere og godkende ændringer til rammearkitekturens indhold og form. Den fælles governanceproces sikrer, at forventninger løbende bliver afstemt, og at der sikres sammenhæng mellem det strategiske, langsigtede arbejde i rammearkitekturen og de konkrete projekter i KOMBIT og hos kommuner og leverandører.

Governanceproces for den Fælleskommunale Rammearkitektur blev vedtaget på 22. møde i Kommunernes It-Arkitekturråd 17. maj 2017.

Mere om rammearkitekturens governanceproces

Åbn alle

Baggrund

For at leve op til de visioner og målsætninger, som kommunerne, KL og KOMBIT har til den fælleskommunale rammearkitektur, er der behov for at styrke governance i forhold til de konkrete arkitekturprodukter, som godkendes og efterfølgende publiceres her på rammearkitektur.kl.dk. Rammearkitekturen forventes at være i løbende udvikling. Eksisterende arkitekturprodukter vil blive opdateret og nye vil komme til. Kommunerne og KOMBIT har samtidigt et behov for at kunne styre projekter, hvor der er indgået kontrakt med en leverandør. Governance er i den forbindelse et vigtigt element, som sikrer, at der er en klar og fælles forståelse for, hvad rammearkitekturen består af på et givent tidspunkt. Endelig er der krav om versionering af rammearkitekturens elementer, så projekter klart kan kommunikere hvilken version, der realiseres efter.

På It-arkitekturrådsmødet den 6. september 2016 blev det besluttet, at It-Arkitekturrådet delegerer sit ansvar for at kvalitetssikre og godkende ændringer til rammearkitekturen til et Arkitekturboard, bestående af repræsentanter fra KL og KOMBIT’s arkitekturstab. I den forbindelse blev der godkendt en ny KL og KOMBIT-governancemodel for rammearkitekturen i relation til den eksisterende styringsramme.

Modellen for processerne omkring It-Arkitekturrådet er beskrevet i Kommissorium for Kommunernes It-Arkitekturråd. Den justerede model, der blev godkendt på mødet 6. september 2016 er beskrevet i SAGERA-projektets Bilag 2 Projekt 1 ’Governance, mål og indhold for rammearkitekturen’.

Formål

Den fælles governanceproces skal sikre, at KOMBIT og KL er fælles om at evaluere og godkende ændringer til rammearkitekturens indhold og form. Den fælles governanceproces sikrer, at forventninger løbende bliver afstemt, og at der sikres sammenhæng mellem det strategiske, langsigtede arbejde i rammearkitekturen og de konkrete projekter i KOMBIT og hos kommuner og leverandører.

Kort forklaring af rammearkitekturens governanceproces

KL og KOMBIT modtager løbende en række forslag vedr. rammearkitekturens indhold og struktur (jf. figur nedenfor), disse kan komme fra kommuner, Digitaliseringsstyrelsen, andre styrelser, leverandører, KL/KOMBITs analyser og projekter mv. Input/forslag kommer i forbindelse med møder, analyser, i projekter m.m. Forslag vil blive sendt til sekretariatet, der vil tage initiativ til, at disse forslag typisk vil blive diskuteret, analyseret, kvalificeret og bearbejdet i et samarbejde mellem forslagsstiller og KL/KOMBITs arkitekter samt relevante økonomiske, politiske og øvrige fora. Arkitekter fra f.eks. kommunerne kan også komme med færdige forslag, som via sekretariatet kommer direkte til arkitekturboardet.

Governanceprocessen består af to processer. Den første proces er, når forslagsstiller har behov for at få en tilkendegivelse af, om forslaget til ændringer til eller nye arkitekturprodukter / strukturer skal indarbejdes i den fælleskommunale rammearkitektur (aftaleproces). Det har forslagsstiller en dialog med KL/KOMBIT arkitekt og arkitekturboardet om. Den anden proces er, når der på et senere tidspunkt foreligger et struktureret beslutningsoplæg, som skal godkendes af arkitekturboardet (godkendelsesproces). Arkitekturboardet har efter behov dialog med It-arkitekturrådet samt relevante økonomiske, politiske og øvrige beslutningsfora.

Scope for rammearkitekturens governanceproces

Når rammearkitekturen skal ajourføres med et nyt arkitekturprodukt (eller et arkitekturprodukt eller en struktur i rammarkitekturen skal ændres), er der en række trin, der skal gennemløbes. I figuren til højre er de forskellige trin illustreret med tydeliggørelse af, hvad der er en del af governancemodellen (*-markeret og en mørkere blå farve):

Foreslå: Forslag om et nyt arkitekturprodukt udarbejdes (ikke en del af governancemodellen)
Aftal: Arkitekturproduktet bliver analyseret, præciseret og det videre forløb aftales. Der gives et foreløbigt tilsagn om, at produktet kan komme i rammearkitekturen, når det opfylder en række kvalitets- og godkendelseskriterier. Produktet bliver placeret i Rammearkitektur på vej (På vej (overblik)). (Både Aftal-processen og På vej (overblik) er omfattet af governancemodellen).

Funding aftales også (ikke en del af governancemodellen).

Producer: Produktet produceres, eller ved ændring af et produkt bliver dette Opdateret. (Ikke en del af governancemodellen)
Godkend: Arkitekturproduktet godkendes, hvis det opfylder de aftalte kvalitets- og godkendelseskriterier. Inden da skal det evt. i Høring (en del af governancemodellen). Behandlingen af de indkomne Høringssvar er en del af KL’s sædvanlige høringsproces (og derfor ikke en del af governancemodellen).
Publicer: Arkitekturproduktet registreres, publiceres (enten i Optaget i Rammearkitekturen eller Laboratorium/prototyper for rammearkitektur) og Arkiveres (en del af governancemodellen).

Arkitekturboard

Arkitekturboardet er ansvarlig for at træffe beslutninger vedr. nye eller ændrede arkitekturprodukter i rammearkitekturen f.eks. principper, byggeblokke mv samt mindre ændringer af rammearkitekturens struktur, f.eks. på rammearkitektur.dk. Arkitekturboardet agerer på mandat fra It-arkitekturrådet, og skal afrapportere til It-arkitekturrådet, ligesom arkitekturboardet kan søge rådgivning i It-arkitekturrådet.

Arkitekturboardet udgøres af 5 medlemmer: En kommunal repræsentant og fire repræsentanter fra KL/KOMBIT. Medlemmerne til boardet udpeges af sekretariatet fra møde til møde ift. de sager, der skal behandles. Arkitekturboardet kan beslutte, at der er behov for ad hoc- medlemmer til et kommende møde. Arkitekturboardet konsulterer desuden de politiske, økonomiske og øvrige beslutningsfora, når det er relevant.

Publicering og kommunikation om indkommet materiale og trufne beslutninger i boardet, foretages først efter det efterfølgende It-Arkitekturrådsmøde. Processen herfor og hvordan der kommunikeres skal være klart defineret og transparent for eksterne. Det er sekretariatet, der har ansvaret for at opgaven udføres.

Læs mere om Arkitekturboardet, og læs udtalelser mv. fra møderne her