Sådan kan kommunerne udnytte potentialet i NgDP
Næste generation Digital Post (NgDP) blev lanceret d. 30. november 2021, og kommunerne er i fuld gang med den tekniske omstilling til den nye løsning. Efter en overgangsperiode på to år skal alle kommuner ved udgangen af november 2023 kunne afsende digital post via det nye meddelelsesformat MeMo.
MeMo-formatet giver en lang række nye muligheder for metadataopmærkning af digital post med henblik på effektiv fordeling af posten. Det giver også mulighed for at give borgerne en bedre og mere målrettet digital service, fordi det bliver muligt at gøre det enklere at handle på indholdet i den post, man får fra kommunen. Fx vil det blive muligt for borgeren at gennemføre betaling, benytte selvbetjening eller synkronisere kalender mv. Det kræver dog, at kommuner og deres leverandører udvikler de nye muligheder, der hvor det giver mening – det er netop dette rapporten og værktøjerne skal hjælpe kommunerne med.
Sådan kan rapporten og værktøjerne bruges
Baseret på analyse af flere hundrede brevtyper i en række kommuner, har projektet identificeret seks arketyper for kommunale forsendelser samt et forslag til en minimumsstandard for opmærkning med MeMo. Det betyder, at projektet giver et første bud på, hvordan det meget omfattende MeMo-format reelt kan anvendes i praksis.
Arketyperne beskriver forretningsbehov og giver forslag til MeMo-opmærkning for en række breve med samme karakteristika på tværs af fagområder. Rapporten og arketyperne giver bud på en ny referenceramme og et ”fælles sprog” om forsendelsestyper. Et eksempel på en arketype er ”Aftale”, som dækker de breve, hvor borgeren skal møde op til et møde eller overholde en aftale i øvrigt. Særligt for denne arketype er, at modtageren kan få en kalenderinvitation i tilknytning til den digitale post, der beskriver emne, tid og sted for aftalen. Et andet eksempel er ”Betaling”, hvor modtageren anmodes om at betale et beløb til afsenderen.
Udover arketyperne har projektet også givet forslag til en minimumsstandard for MeMo-opmærkning – altså en række metadata, som bør udfyldes for alle breve. Meget digital post bliver stadig fordelt manuelt ved modtagelse i kommunerne. Hvis der indføres en minimumsstandard for, hvordan den digitale post opmærkes med metadata (altså, hvad handler forsendelsen om?, hvem er det stilet til?, hvilke oplysninger ønskes sendt retur, samt hvad er fristen?) vil det være nemmere for kommuner og andre myndigheder at fordele deres indkomne post automatisk.
Et stærkt fundament for videre dialog
Der bliver med rapporten anbefalet, at arketyper og minimumsstandard anvendes som fælleskommunalt grundlag samt som input i den bredere tværoffentlige dialog om standarder for opmærkning af post, der går på tværs af den offentlige sektor. Det er hermed håbet, at statslige og regionale myndigheder også kan få glæde af arbejdet i KL-projektet.
Endeligt leveres en ”værktøjskasse” til kommunerne, der skal gøre det lettere for kommunerne at fortsætte arbejdet med lokal potentialeafdækning med udgangspunkt i undersøgelsens resultater. Materialerner kan findes nederst på denne side.
Projektet har ud over det eksterne konsulenthus Netcompany været med deltagelse og fulgt tæt af 20 kommuner, Digitaliseringsstyrelsen, KOMBIT og KL. Resultater er blevet vel modtaget af de deltagende kommuner, og der er etableret et nyt styrket fundament for den fælleskommunale og evt. tværoffentlige dialog omkring MeMo.
