Kontakt
Chefkonsulent
Marie Aggerstrøm Hansen
Digitalisering & Teknologi
Telefon: +45 3370 3546
E-mail: maah@kl.dk
Digitalisering på økonomi og administration
Digitalisering og anvendelse af nye teknologier har et stort potentiale for at effektivisere på økonomi- og administrationsområdet. Kommunerne har ofte en central økonomifunktion, men der er også økonomi og administrationsopgaver decentralt i alle fagforvaltninger.
Kommunerne har i mange år investeret betydelige ressourcer i udvikling af digitale løsninger på det administrative område. Det gælder både de store eksternt rettede områder som udbetalingsområderne (kontanthjælp, sygedagpenge m.v.), tilladelser (f.eks. byggetilladelser) og øvrige serviceområder.
Kommunerne har med digitale løsninger effektiviseret e-handel, betaling og kontrol, implementering af nye økonomi- og lønsystemer, licensstyring og kontrakt- og leverandørstyring. Millioner af transaktioner foregår i dag digitalt. Det har ført effektiviseringer med sig i hele kommunen og givet bedre service for borgere og virksomheder. Presset på at effektivisere gennem digitalisering og teknologi er stort, fordi administration og økonomi ofte er et sted man ønsker at sparre ressourcer frem for på kernevelfærd.
Udviklingen af det digitale møde mellem kommunen og borgerne har stået på i mange år, men har taget særligt fart de sidste ti år særligt pga. kravet om brug af digitale selvbetjeningsløsninger. Digitaliseringen af mødet mellem borgeren og kommunen er med til at styrke borgerens mulighed for at få hurtigere afklaring i dialogen og forvalte egne relationer til kommunen via digital kommunikation. Senest er kommunerne gået sammen med staten og regionerne om at udvikle MitOverblik på Borger.dk. Her skal borgerne få digital adgang og overblik til oplysninger om egne sager, ydelser mv.
Kommunerne arbejder i stadig stigende omfang med at samle data fra kommunens kildesystemer på tværs af kommunens fagområder i koncern BI-løsninger med ledelsesrapportering og dataanalyser. Her er man meget afhængige af at data generes og registreres korrekt i kildesystemerne. Data bruges i den økonomiske styring fx i kontroller, budgetanalyser, budgetopfølgning, indkøbsanalyser og i den faglige styring og prioritering. For økonomifunktionen i kommunerne bruges data til at styre og forudsige den samlede økonomi i kommunen. På fagområderne bruges data også til analyser og styring. En systematisk og dataunderstøttet tilgang til den økonomiske og faglige styringen giver mulighed for at kunne se nye tendenser og ændrede behov på den korte og lange bane. Dataanalyser kan bidrage til at vise de store strategiske linjer, og skabe solide grundlag for beslutninger og prioriteringer for kommunen.
Læs mere
Økonomi- og administrationsområdet opgave er at styre kommunens økonomi og sikre en nem og effektiv administration i kommunens opgaver.
Her kan digitale løsninger måske hjælpe på opgaveløsningen og udfordringerne.
Nogle af udfordringerne er:
- Hvordan kan vi få sagsgange til at glide lettere og hurtigere?
- Hvordan kan vi minimere fejl i administrationen?
- Hvordan kan vi gøre det lettere for borgere at være i kontakt med kommunen?
- Hvordan kan vi forbedre borgernes mulighed for at få service og betjene sig selv, når de har behov for det?
- Hvordan sikrer vi at alle borgere får en god serviceoplevelse i deres digitale møde med borgerne og ikke bliver hægtet af?
På økonomi og administrationsområdet er der stort potentiale for at høste gevinster gennem digitalisering. Til gengæld kunne der godt arbejdes mere med selve det at arbejde med gevinstrealisering.
Arbejdsbyrden ved at håndtere administrative meropgaver som GDPR og ferielov mv. er stor, men de digitale systemer er flere steder udfordret på at håndtere de meropgaver.
