Data er et omdrejningspunkt i vores stadig mere digitale verden. Vi arbejder med data i sagsbehandling, til ledelsesinformation og til at løse opgaver på alle fagområder mere data- og vidensbaseret.
Data er ikke nyt, men det nye er, at mængden af data stiger og at større computerkraft og nye teknologier gør det muligt at indsamle, analysere og formidle data på nye måder. Hvordan kan vi aktivt arbejde med data og få mest mulig værdi ud af de data, vi har?
I Kommunernes Teknologiradar har vi inddelt teknologier i tre typer ift. hvordan data indgår i teknologien: hhv. teknologier til dataindsamling, teknologier til dataanalyse og behandling samt teknologier indlejret i produkter og services
Ny teknologi indsamler data: Ny teknologi såsom sensorer, droner og satellitter kan desuden bruges til at indsamle data, der giver vigtig viden til at løse opgaver fx i forhold til klimasikring, byudvikling, trafikplanlægning og andre hensyn.
Ny teknologi analyserer data: Ny teknologi giver mulighed for at analyse store mængder af data, at se mønstre i data og automatisere på baggrund af data. Det gælder teknologier som RPA og kunstig intelligens. Data kan både være tekst, lyd og billeder og med den type dataanalyse kan vi effektivisere og optimere processer i kommunen fx i forhold til administration og hjælp til beslutningsstøtte og lettelse af sagsgange.
Ny teknologi fremstiller og formidler data, data indlejret i teknologi: Nye teknologier kan også bruges til at formidle data eller tilbyde en service, hvori der bruges data. Det er fx apps til medarbejdere eller borgere. Det er skærme og selvbetjeningsløsninger eller en chatbot. Mange af de teknologier kan bruges til at give en tilpasset serviceoplevelse.
I kommunerne er der stadig større opmærksomhed på mulighederne ved de store datamængder, der findes. Arbejdet med data er omfattende og data bruges i alle fagområder.
Et udgangspunkt kunne være at fokusere på de såkaldte grunddata. Grunddata er de grundlæggende oplysninger, som det offentlige Danmark registrerer: Fast ejendom, adresser, veje og områder, vand og klima, geografi, personer og virksomheder. Ved at implementere en infrastruktur baseret på offentlige autoritative data (udstillet gennem den nationale datadistributionsløsning Datafordeleren) sikres kvalitet i forvaltningen, men der åbnes også for nye muligheder. Nye løsninger baseret på grunddata kan sikre, at borgere og virksomheder oplever en sammenhængende offentlig service, og at den enkelte kommune kan løse sine opgaver mere effektivt.
Data fra myndigheder og andre offentlige instanser stilles også til rådighed for kommunerne via den fælleskommunale infrastruktur. Gennem tværgående integrationer kan kommunerne og deres it-leverandører få adgang til og anvende data om fx årsopgørelser, bopæl og ydelser i deres it-løsninger.
Generelt har vi adgang til mange standardiserede og nationalt dækkende offentlige data; miljøportalen, sundhedsportalen m.fl. samt demografiske data om borgere og ledelsesinformation kan bruges til kvalitetsudvikling ved at finde mønstre og reagere på dem, såvel som til sammenligninger på tværs af kommunegrænser. Data kan også bruges til at finde effektiviseringer og råderum.
Se fx mere her: https://arkitektur.digst.dk/kataloger/datadistributoerkatalog
Brugen af data kræver opmærksomhed og dialog i hele ledelseskæden. Data og Business-intelligens er kommet til et sted, hvor det ikke længere er de tekniske problemer, der fylder mest. Der ligger et stort arbejde i at sikre datakvalitet, at lave dataanalyser, sikre dataarkitektur og datagovernance og lede og forvalte dataunderstøttet. Og der ligger også et arbejde i at sikre en god arbejdskultur omkring brugen af data. Får vi brugt den data vi indsamler bedst muligt? Forstår vi data på samme måde? Og er kvaliteten af data tilstrækkelig til at bruge den systematisk? Bruger vi KLE-opmærkning rigtigt til at strukturere vores data? Datakvalitet og standardiserede, strukturerede data er fx helt afgørende, når vi skal analyse data eller bruge dem i digitale løsninger fx vise data for borgerne i Borgerblikket.
Læs eksempler på at data giver værdi, og find andre nyttige sider om brugen af data her på denne side.
Løsningen 'Borgerblikket' giver borgeren et sagsoverblik og et ydelsesoverblik på Borger.dk under 'min side' – nærmere bestemt 'Ydelser og Gæld' og 'Sager'. Når borgeren er logget ind på siden, vil de i overblikket kunne se, hvilke sager og ydelser de har på områder, som kommunen har valgt at vise i løsningen. Har borgeren fx en kontanthjælpssag, kan han eller hun i sagsoverblikket følge med i, hvor langt sagen er hos kommunen – om den behandles eller er afsluttet. Borgeren kan på en tidslinje følge med i sin sag, og i ydelsesoverblikket kan borgeren se sine bevilgede ydelser og sine tidligere udbetalinger af ydelsen.
Formålet med Borgerblikket er, at borgerne i højere grad skal opleve en kommunal sektor, der skaber tillid og tryghed, hvor borgeren i højere grad oplever gennemsigtighed og får større ejerskab over data om dem selv i kommunerne. Borgerblikket er første skridt på vejen til dette paradigmeskifte.
Læs om baggrunden for projektet på KL's hjemmeside
Du kan også se denne folder, hvis formål er at give et bud på de temaer, som I i kommunen skal være opmærksom på, når I implementerer Borgerblikket og tager det i brug.
Er I interesseret i at høre mere om løsningen, så kontakt projektet i KOMBIT på borgerblikket@kombit.dk
E-mail: borgerblikket@kombit.dk
Kommunerne arbejder med data på tværs af alle fagområder. Data er en forudsætning for at kunne udføre myndigheds- og serviceopgaver for borgerne, og følge op på målsætninger om fx sagsbehandlingstid.
Kommunernes arbejde med data sker bl.a. i diverse fag- og ESDH-løsninger. Det er i disse løsninger, at borgernes ansøgninger, sager og henvendelser behandles. KL Emnesystematik (KLE) bruges til netop at skabe struktur i den store mængde af dokumentation og sager i løsningerne.
KLE er kommunernes opgavetaksonomi og er fælles for alle kommuner. Med taksonomien inddeles en kommunes opgaver efter emner. Emnerne er strukturet under en række hovedgrupper med tilhørende grupper.
En kombination af hovedgruppe og gruppe bruges til at angive præcis hvad en sag handler om. Fx er emnet 02.00.01 Hegnssyn en del af undergruppe 02.00 Byggeri, der er en del af hovedgruppen 02 Byggeri – nummereringen af emnet viser relationen mellem emne, gruppe og hovedgruppe. Du kan se hele taksonomistrukturen på KLE-Online.
Emnesystematikken afspejler den lovgivning, som er relevant for kommunernes opgaveløsning. Derfor kommer der nye emner til, når der er ny/ændret lovgivning eller nye opgaver, fx er der i februar 2020 blevet tilføjet emnet ’05.13.30 Selvkørende motorkøretøjer’.
Med KLE kan man også tilføje information om hvordan en sag behandles. Det kaldes for en handlingsfacet. Ved at angive handlingsfacetter på sager, kan man fx søge efter og få overblik over alle de sager, der skal behandles som klagesager (handlingsfacet K).
Sammen med KLE-nummeret giver handlingsfacetterne således mulighed for at få en ensartet struktur og journaliseringspraksis på tværs af fagområderne – og dermed et solidt grundlag for at kunne lave udtræk og skabe overblik over sagsmængden.
KLE understøtter arbejdet med enkeltsager, det som også kaldes enkeltsagsprincippet. Med enkeltsagsprincippet er der én sag pr. afgørelse eller beslutning. Det betyder, at en borger ikke har én stor samlet sag hos kommunen, men at hver ansøgning, ydelse etc. oprettes som enkeltsager, der kan sagsbehandles og lukkes for sig.
Opdelingen i enkeltsager giver bl.a. mulighed for at kunne give en borger adgang til at se sin sag eller sager inden for et bestemt KLE-emne gennem Borgerblikket.
Med Borgerblikket kan en borger se oplysninger om sine sager og ydelser på Mit overblik (Min side) på borger.dk. Det stiller krav til korrekt KLE-opmærkning af data, så borgerne får vist de relevante oplysninger og dokumenter.
Fundamentet for visningen i Mit Overblik er data fra den fælleskommunale infrastruktur (Sags- og Dokumentindeks og Ydelsesindeks). Data i indekserne kommer fra kommunernes fagsystemer, hvor sagerne er opmærket med KLE.
Du kan læse mere om adgang til egne data i Videncentret. Du kan også læse om de temaer, som en kommune skal være opmærksom på, når Borgerblikket implementeres og tages i brug i folderen nedenfor – et af disse temaer er ‘Få styr på data’, der handler om kommunens dokumentations- og journaliseringspraksis.
Kommunerne producerer data som aldrig før. Formålet med en fælleskommunal datastrategi er, at opstille nogle principper og målsætninger for, hvordan kommunerne bedst kommer videre med de vigtigste dele af dataudviklingen og dataanvendelsen. Læs mere om KL's datastrategi og download den via nedenstående link.
Digitalisering & Teknologi
Telefon: +45 3370 3546
E-mail: maah@kl.dk
Digitalisering & Teknologi
Telefon: +45 3370 3405
E-mail: frna@kl.dk
