Rammearkitekturpuljen

KL's Interview med Jon Badstue Pedersen (afdelingsleder) og Henrik Bojsen (specialkonsulent) fra Syddjurs Kommune er det første af fire med modtagerne af midler fra Rammearkitekturpuljen 2017. Projektet OS2Kravmotor har på meget kort tid leveret en efterspurgt løsning med non-funktionelle krav, som bl.a. understøtter kommunernes mulighed for at stille krav til markedet om at leve op til den fælleskommunale rammearkitektur og dermed bidrage til bedre og billigere sammenhæng mellem forskellige løsninger, leverandører og aktører. KL's Interview med Jon Badstue Pedersen (afdelingsleder) og Henrik Bojsen (specialkonsulent) fra Syddjurs Kommune er det første af fire med modtagerne af midler fra Rammearkitekturpuljen 2017.

KL: "Hvor kom ideen til projektet fra? Fortæl, hvordan I kom i gang."

Jon Badstue Pedersen: "Ideen til vores kravmotor tog fart allerede fra januar 2017, hvor vi internt i kommunen etablerede en matrixorganisation mellem IT og Digitalisering, som hedder "Rådet for gode it-anskaffelser". Her sidder der forskellige roller fra IT og Digitalisering, og de skal teknisk screene alle it-indkøb i Syddjurs. Da de så skulle lave deres arbejdsværktøj, som skulle være en liste over non-funktionelle krav, fik de til inspiration tilsendt lister over krav fra Esbjerg, Ballerup, Fredericia og Hjørring. Hjørring Kommune viste os deres webværktøj, som forretningen i kommunen bør bruge og udfylde, når de skal indkøbe it. På den baggrund fik vi ideen til, at vi i Syddjurs selvfølgelig også skulle have noget med en operationel web-brugerflade. Da vi jo i kommunen er meget velfunderet i det tværkommunale samarbejde, bl.a. i OS2, tænkte vi med det samme, at den største værdi ved værktøjet ville blive dens fælleskommunale dimension og dens kravkatalog – ikke selve webløsningen. Derfor tænkte vi projektet som tværkommunalt fra starten. Da vi så hørte, at KL uddelte puljemidler til udbredelse af rammearkitekturen, satte vi straks en ekstern konsulent på opgaven, som på en uge hjalp os med at skrive vores ansøgning, inklusive det tekniske skope."
Jon forklarer uddybende, at det for en organisation af Syddjurs Kommunes størrelse kan være en udfordring at trække tid ud af den daglige drift til sådanne skriveopgaver, så der vælger kommunen tit at få eksterne til at udføre skrivearbejdet ud fra kommunens input. Oftest er det konsulenter fra kommunens it-og konsulentleverandører, der udfører sådanne skriveopgaver – ud fra kommunens vejledning og krav.

Henrik uddyber: "I den seneste puljerunde havde vi jo andel i tre ansøgninger i alt. Arbejdet med at skrive ansøgningerne gik generelt smertefrit, fordi KLs ansøgningsskema og -vejledning til rammearkitekturpuljen var lige til at gå til."

KL: Hvordan har jeres samarbejde været med andre kommuner, leverandører og KOMBIT?

Jon: "Samarbejdet har været godt, men skal vi kigge lidt indad, må vi indrømme, at vi godt kunne have kommunikeret mere internt blandt os kommuner, som er med i puljeansøgningen. Det kunne vi have gjort bedre. Nogle af de kommuner, som har støttet os, har sagt til os, at de gerne ville have haft en mail fra os undervejs, hvor jeg udelukkende har skrevet blogs og updates på LinkedIn. Men i øvrigt er det gået rigtig godt. Vi fik hurtigt etableret en tung styregruppe med gode ambassadører i, og alt det organisatoriske spillede. Vores leverandør leverede perfekt, så vi var klar med løsningen på rekordtid."

Henrik: "Vi kunne foreslå, at man eksempelvis oprettede en LinkedIn-gruppe for sit projekt. Her kunne man så køre sin interne projektkommunikation. Det kunne også være interessant, hvis KL oprettede en slags markedsplads, hvor projektansøgninger til puljen kunne udbyde og søge projekter at koble sig på som medansøger."

Jon: "Hvad angår samarbejdet med leverandøren, var det en, som vi havde gode erfaringer med i forvejen, og som virkelig leverede godt på både den beskrivende og den tekniske del af vores projekt. Og i et projekt med en så forholdsvis begrænset økonomi som vores, er det efter vores vurdering en forudsætning, at vi og leverandøren kender hinanden godt forud for projektet, ellers kan det ikke lade sig gøre."

KL: "Så vidt vi kan forstå, er I allerede begyndt at bruge kravmotoren?"

Jon: "Vi har screenet 5-6 løsninger ved hjælp af OS2Kravmotor undervejs i projektet, og her efterfølgende er vi i fuld gang med at bruge kravmotoren – helt aktuelt på 2-3 nye indkøb. Og så har vi trukket på vores KITOS-erfaring."

Henrik: "Selve kernen i kravmotoren tager afsæt i de udbudskrav, som Syddjurs Kommunes stillede til både et nyt arbejdsmarkedssystem og et nyt EOJ-system, og dertil kommer så listen af relevante it-krav fra Fredericia Kommune."

Jon: "OS2Kravmotor skal jo være en autoritativ tværkommunal kravbank. Vi står rigtig stærkt, når vi er mange kommuner, der går sammen og forpligter os til at stille de samme krav, når vi foretager it-indkøb fremover."

KL: "Hvilken betydning har det haft, at jeres projekt fik tildelt penge fra rammearkitekturpuljen?"

Henrik: "Selve bevillingen af puljemidler var naturligvis velkommen, men desuden er det vigtigt for os, at vi med puljen også får stillet en slags "megafon" til rådighed, så vi lettere kan dele det gode budskab om, at vi som kommuner har fordel af at samarbejde og dele viden, når vi vil stille krav undervejs i it-indkøb."

Jon: "Puljemidlerne har været en katalysator og har også givet yderligere legitimitet til projektet. Med puljemidlerne har vi fået det "blå stempel", og det er vigtigt." KL: Hvad har jeres projekt givet jer af ny viden og erfaring?

Henrik: "Det vigtigste er, at vi har opbygget et væsentligt netværk om at udmønte rammearkitekturen meget konkret. Vi forventer meget af et fremtidigt konkret samarbejde om udmøntning med Digitaliseringsforeningen og med andre østjyske kommuner, og vi tænker også, der kommer godt samarbejde med København og Frederiksberg kommuner og med KOMBIT. Dette projekt giver et konkret samarbejde om, hvordan rammearkitekturen kan kodes op og leveres som løsninger, og hvordan man stiller krav. Netværket bygges ikke op ved at snakke om rammearkitekturen, men ved at man konkretiserer den. Vi er sikre på, at vi får glæde af den redaktion, som er etableret omkring OS2Kravmotor. Det kommer til at binde landet sammen på en ny måde. Og de kompetencer, som kommunerne har brug for at få ind angående rammearkitekturen, udvikles og udveksles i projekter som dette her, også i dialog med leverandørerne. Det er i dialog med leverandørerne, at vi får tingene til at ske. KOMBIT klarer noget for os, men resten må vi selv påtage os, og der skal vi have et sprog og en platform leverandørerne, så vi forstår hinanden. Det er heller ikke nogen given ting, at man samarbejder godt internt i kommunen om dette emne, så internt kan et projekt som dette også have sin berettigelse. Digitalisering, IT-drift og forretningen skal også forstå hinanden inden kontrakten underskrives."
KL: Hvad så nu? Hvordan kommer I videre herfra?

Jon: "Vi præsenterede jo en driftsversion af OS2Kravmotor på Digitaliseringsmessen i slutningen af september, og vi er allerede oppe på 9 tilsluttede kommuner. Vi forventer snart at passere 10 kommuner, som er den nedre grænse vi har defineret ift. at kunne sikre governance omkring og videreudvikling af OS2Kravmotor."

Henrik: "Vi har etableret en redaktion omkring OS2Kravmotor, som mødes fire gange om året, så der løbende kommer redigerede og autoritative krav. I januar 2018 vil styregruppen, redaktionen og øvrige interesserede mødes til workshop og statusmøde i KL-huset. Desuden har vi oprettet en åben backlog med ønsker og forbedringspunkter."

Jon: "Vores afsluttende bemærkning skal være, at vi vil opfordre alle kommuner til at tænke tværkommunalt, når det gælder projekter af denne slags. Det er jo ikke voldsomt meget sværere at lave tingene tværkommunalt end at gøre det selv. Tværkommunalt kan vi få trykprøvet tanker og ideer, og det er rigtig godt!"
Beskrivelse af projekt

Formålet med OS2Kravmotor er at fremme gode it-indkøb i kommunerne gennem brugen af præcise non-funktionelle krav med fokus på Den Fælleskommunale Rammearkitektur, støttesystem-compliance og den enkelte kommunes it-miljø. Et mål er at sikre laveste Total-Cost-of-Ownership (TCO) for de indkøbte it-løsninger under hensyn til at sikre den højeste mulige kvalitet. Et andet mål er at fremme delingen af arkitekturviden mellem danske kommuner i en konkret og handlingsnær kontekst. Hermed sikres der en øget udbredelse af løsninger compliant med støttesystemerne i kommunen, hvormed de ønskede gevinster fra rammearkitekturen kan realiseres.

Følgende kommuner står bag puljeansøgningen: Syddjurs Kommune, Lejre Kommune, Næstved Kommune, Odsherred Kommune, Roskilde Kommune, Ringsted Kommune, Slagelse Kommune, Vordingborg Kommune, Favrskov Kommune, Norddjurs Kommune, Horsens Kommune, Fredericia Kommune, Ballerup Kommune, Sorø Kommune, Randers Kommune, Albertslund Kommune, Greve Kommune, Guldborgsund Kommune, Holbæk Kommune, Kalundborg Kommune, Køge Kommune samt OS2 – Offentligt digitaliseringsfællesskab.

Rollekataloget løser opgaven med at styre de kommunale medarbejders roller og adgange til diverse it-systemer på en konsekvent og fleksibel måde i forhold til kommunernes behov. Rollekataloget har modtaget penge fra Rammearkitekturpuljen i år 2017.

KL: "Hvor kom ideen til projektet fra? Fortæl, hvordan I kom i gang?

Henrik Brix: "Ideen opstod i samarbejdet mellem os tre kommuner, som vi kalder "3K"– Favrskov, Syddjurs og Norddjurs Kommuner. Det samarbejde har kørt et stykke tid, også før rollekataloget kom på banen, og i det samarbejde har vi defineret et fælles projektsamarbejde, som vi kalder vi JFR – jobfunktionsroller. Vi havde en fælles erkendelse af, at dette var – og er – et udviklingsområde. Her kan vi blive bedre til at styre jobfunktionsroller og autorisationer ved at gå sammen om det. Skanderborg og Horsens Kommuner, som vi også har et godt samarbejde med, valgte heldigvis så på et tidligt tidspunkt at gå med i vores projekt om Rollekataloget. Vi tre kommuner i "3K" stod forskellige steder i dette her. I Favrskov Kommune havde vi en kollega, som af historiske årsager i øvrigt sad i Økonomiafdelingen, og han stod for en hel del af det, specielt de gamle KMD-systemer. OPUS og CICS. Han gik så på pension, og så lavede vi en aftale om at it-afdelingen fik tilført et halvt årsværk, og så skulle vi så påtage os opgaven, og vi syntes, det var meget fornuftigt at samle det ét sted. Så vi havde noget kompetence, vi skulle opbygge i forbindelse med, at en kollega gik på pension. Og så må vi også indrømme, at han havde gjort det på sin måde igennem mange år og havde det fulde overblik. Vi ville godt automatisere lidt mere og prøve at gøre det lidt mere systematisk og generisk. I de to andre kommuner var det andre udgangspunkter, som gjorde, at de også havde det behov for mere automatisering. Så med en fælles projektleder, som i øvrigt sidder i Syddjurs Kommune, Henrik Bojsen, organiserede vi – og projektet kører i øvrigt stadigvæk – dette jobfunktionsrolleprojekt, og det er ret omsiggribende. Det lugter jo lidt af noget IDM, så vi har blandt andet lavet en hel del harmonisering inde omkring OPUS, som vi alle tre kommuner har: Hvordan kan vi forenkle og definere et antal jobfunktionsroller, som dækker langt hovedparten af medarbejderne, så det bliver langt nemmere at håndtere, når der sker organisations- og systemændringer? Af det arbejde udsprang ideen så: Kunne man lave noget automatik? Kunne man gøre det sådan, at hvis vi nu vedligeholder de stam- og grundoplysninger, der skal til, såsom organisation og roller for vores medarbejdere, og hvilke roller findes for systemerne, så kunne vi måske få det til at foregå automatisk. Og så kiggede vi jo også ind i en støttesystem-virkelighed - eller støttesystem-fremtid, skulle man måske sige. Og vi kunne godt se, at det sådan set understøttede ideen om dette meget godt. Så det, der var tanken, var at lave noget automatik. Se hvor langt vi kunne komme med det og begynde at bruge det nogle steder og så sikre, at det er "compliant" med støttesystemerne, således at det fuldstændig bygger på tænkningen i støttesystemerne, sådan at det kan kobles på dem, når det bliver muligt. Det er det, vi har bygget vores projekt oven på – og da vi søgte puljen var vi således allerede godt i gang, hvilket også er beskrevet i vores puljeansøgning. Det firma, som vi så har hyret til at lave løsningen hedder Digital Identity, og de har hjulpet KOMBIT med dele af Støttesystemerne. Det har givet Digital Identity ret stor viden, og det spillede da også ind, fordi det for os skal blive noget, der hænger fuldstændig sammen med støttesystemerne. Det skal supplere og støtte op om hinanden. Det er meget vigtigt at understrege, at vores projekt ikke er en konkurrent til støttesystemerne. Tværtimod vil jeg meget gerne demonstrere, at det digitale kommunale fremtidsbillede består af mange komponenter, som taler sammen i fordragelighed og ikke konkurrerer med hinanden."

KL: Hvordan har jeres samarbejde været med andre kommuner, leverandører og KOMBIT?

Henrik Brix: "Samarbejdet med vores leverandør er en vigtig faktor. Vi har meget samarbejde med Digital Identity på mange fronter. De har også hjulpet os med at lave den klargøring, som vi jo for længst har skullet gøre i forhold til kobling mellem vores AD FS og op mod Støttesystemerne. Her har Digital Identity hjulpet os alle tre kommuner med at lave det, så vi kom tidligt i hus med det. Så det er en leverandør, som vi er glade for og har meget gavn af. Hvis vi ikke havde en eksisterende relation til firmaet, så ville vi nok have kigget efter en leverandør på OS2-listen over leverandører, for der findes jo også andre."

KL: Hvilken betydning har det haft, at jeres projekt fik tildelt penge fra rammearkitekturpuljen?

Henrik Brix: "Det skal jo siges, at vi havde besluttet at lave "dimsen", og den var sådan set også allerede leveret, inden rammearkitekturpuljen blev udbudt, så her er vores projekt lidt anderledes. Man må jo godt få støtte til noget, som allerede er i gang. Og vi havde også givet hinanden håndslag på, at den kvarte million, der skulle investeres i det i version 1, den havde vi os tre kommuner imellem, og så var der kommunerne Skanderborg og Horsens, som også kunne se fidusen i det. Med støtten fik vi mulighed for at videreudvikle Rollekataloget."

KL: Hvad har jeres projekt givet jer af ny viden og erfaring?

Henrik Brix: "Jeg er sikker på, at vores projekt allerede giver værdi til andre kommuner, for når jeg har været ude at fortælle om vores rollekatalog, har der været god interesse, måske endda så meget, at det kan virke en lille smule skræmmende. Det er der flere årsager til, at jeg siger. For det første fordi vi ikke har sådan en "vi indtager hele markedet"-holdning. Jeg er ikke sikker på, at denne løsning er den rigtige for alle kommuner. Eksempelvis siger visse kommuner, at de ikke kan se sig selv i vores løsning, og der svarer jeg, at det behøver de sandelig heller ikke. Der er ikke nogen tvang – man kan godt gøre det på andre måder. Men vi er jo noget betaget af denne løsning, og det er jo vores lille barn, så vi taler med begejstring om den, men nogle kommuner er allerede godt i gang med identity management projekter med andre leverandører, og jeg kan godt se, at vores projekt ikke er relevant for dem. Vores rollekatalog kan hjælpe andre kommuner, og nu skal jeg igen ikke blive for begejstret, for det her er en problemstilling, som alle kommuner står over for. Det er en ret stor opgave, specielt fordi man skal løse den lovmedholdeligt – altså hele tiden sikre, at autorisationerne passer til den situation, som den enkelte medarbejder står i – så er det en ret stor opgave. Og det er så den, vi får løst på denne her måde, for vi baserer os på nogle stamdata, som vi alligevel skal og bør vedligeholde: Organisation, KLE-opmærkning, afdelinger og personer og roller. Rollekataloget gør det således – og nu bliver det en smule teknisk – at hvis eksempelvis en af vores medarbejdere logger på Danmarks Miljøportal, som anvender AD FS, så bliver der sendt en forespørgsel til vores AD FS: "Kender I denne bruger, og hvilke rettigheder har vedkommende?" Og så forespørger vores system ned i rollekataloget og svarer tilbage til Danmarks Miljøportal: "Ja, det gør vi, og vedkommende har de og de rettigheder." Og hvis der sker en organisationsændring eller en anden ændring, så slår de igennem med det samme, og autorisationerne bliver ændret dynamisk. Man skal ikke huske at gå ind at rette noget. Hvis du har dine stamdata i orden, så sker det af sig selv. Og det er da smart!"

Peter Binderup: "Der kan endnu være nogle åbne spørgsmål om midlertidige og delvise adgange med videre, eller i forhold til forskellige kommuners systemer i relation til KLE-opmærkning med mere, og her overvejer vi, hvordan vi lovmedholdeligt kan udvikle rollekataloget til at løse disse forskellige udfordringer."

Henrik Brix: "Sagen er den, at vi som de forskellige kommuner, der bruger det nye rollekatalog, faktisk ikke behøver at være helt enige om, hvordan vores respektive kommuners forvaltninger anskuer roller. Vi er jo hver vores myndighed og kan godt have forskellige jobfunktionsroller og forskellige KLE-opmærkninger og så videre. Men vi har indtil videre siddet sammen som deltagende kommuner og er faktisk blevet enige."

Peter Binderup: "Det seneste eksempel, jeg har været med til, var, da vi sad med jobfunktionsroller og systembrugerroller på Miljøportalen. Her foregik vores projektarbejde helt gnidningsfrit. Vores diskussioner gik mere på den "praktiske hverdag" end på, hvordan man definerede det inde i systemet. Så der var faktisk mest et ønske fra de andre kommuner i projektet, at hvis vi i Favrskov Kommune ville sætte vores roller op, så kunne de øvrige kommuner nærmest dele den opsætning som en slags skabelon og derfra så tilpasse deres roller og tildeling af adgange. Så på den led er rollekataloget meget fleksibelt."

Henrik Brix: "Ja, rollekataloget er fleksibelt. Det, der ligger fast i systemet, er de såkaldte "brugersystemroller". De er knyttet til et system. Og i eksempelvis Miljøportalen er der lige under 100 af sådanne roller. Vores indkøbssystem i Favrskov har til sammenligning tre roller. Sådanne brugersystemroller kan vi i udgangspunktet ikke gøre noget ved. Men det, vi kan gøre noget ved, er den individuelle modellering af disse brugersystemroller, og det gør vi så i de såkaldte "jobfunktionsroller" og i det, vi kalder "rollebuketter". Og dem styrer vi jo selv. Så vi kan godt lave jobfunktionsroller til hvert system og lade dem indgå i et antal rollebuketter. Og det er så det, vi indtil videre har en dialog med de to andre kommuner i projektet om."

KL: Hvad så nu? Hvordan kommer I videre herfra?

Henrik Brix: "Rollekataloget har været på dagsordenen som bestyrelsessag i OS2 den 8. november og er nu officielt et OS2 produkt. Og så er der nedsat en koordinationsgruppe med Syddjurs, Norddjurs, Favrskov, Skanderborg og Horsens Kommuner samt med KOMBIT – med Peter Binderup som koordinator. Og vi er virkelig glade for, at KOMBIT har vist så stor interesse for rollekataloget, at de vil sidde i koordinationsgruppen. Systemet ligger i en version 1.0 lige nu, og der er ændringsønsker nok til at lave en version 2.0. En udfordring kan være, at desto flere kommuner, der kobler sig på rollekataloget, desto sværere bliver det at håndtere og imødekomme ændringsønsker, men vi vil naturligvis ikke udelukke nogen af den årsag – selvfølgelig ikke."

Beskrivelse af projekt

Syddjurs, Norddjurs og Favrskov Kommuner (i samarbejdet "3K") samt Skanderborg og Horsens Kommuner er gået sammen om dette projekt, der leverer et rollekatalog til styring af roller, bruger- og adgangsstyring. Derudover har 21 kommuner i ansøgningen til rammearkitekturpuljen udtryk interesse for at deltage, og siden har flere kommuner, herunder Aarhus Kommune, også henvendt sig som interesserede i rollekataloget.

Aarhus og Hjørring kommuner viser, at det er muligt at bruge de samme tre byggeblokke til at skabe effektive systemer på så forskellige områder som rehabiliteringsområdet i Hjørring og affald og varme i Aarhus. Peter Sebastian Hansen fra Hjørring Kommune fortæller, hvordan i den anden af fire artikler om projekter, der har fået støtte fra rammearkitekturpuljen.

KL: "Hvor kom ideen til projektet fra? Fortæl, hvordan I kom i gang."

Peter: "Hjørring Kommunes arbejde med rammearkitekturen begyndte, før jeg blev ansat i kommunen. MOX, monopolbrud, modulopbygning, VERA og så videre var alt sammen måder at komme i gang på. Samtidig var der dog en følelse af, at der sikkert ville gå lang tid, før vi kunne begynde at høste ge-vinsterne af rammearkitekturen. Sideløbende er kommunens forvaltninger modnet it-mæssigt. Eksempelvis begyndte arbejdsmarkedsområdet for nogle år siden at blive tildelt midler efter beslutning af Hjørring Byråd. Det sker efter en fireårsplan, som løbende bliver fornyet. Så på det område er kommunen langt fremme, både administrativt og it-mæssigt. Der er fokus på, at borgerne oplever, at der er stor fremdrift i deres sager, når det gælder job og beskæftigelse. Det er sager, hvor der benyttes oplysninger fra for-skellige forvaltninger, så dér skal processerne være de bedst mulige, også set fra borgernes perspektiv. Hjørringmetoden medfører et stærkt tværfagligt samarbejde med afsæt i et fælles sprog. Samtidig skal data i højere grad følge borgeren. Sagen er den, at der er systemer, hvor vi gerne vil bruge data fra forskellige områder. Men det forudsætter, at vi har fælles standarder for, hvad er en tilstand, hvad er en indsats, aktivitet, organisation, klassifikation o.s.v. Vi har taget hul på udfordringen med afsæt i arbejdsmarkedsområdet i Hjørring Kommune. Og vi håber at kunne hjælpe og inspirere andre. Vi havde de første byggeblokke på plads: Organisation, Klassifikation, Sag og Dokument, og vi havde en beskedfordeler. Men vi manglede de sidste tre byggeblokke: Tilstand, Indsats og Aktivitet. Det er så det, vi har arbejdet på i vores projekt i længere tid. Så kom KL's Rammearkitekturpulje, og det gav os mulighed for at drive projektet igennem den vej. Samtidig havde vi fokus på, at det skulle give fælleskommunal værdi, og det har store perspektiver, men det kræver samtidig ensretning i den måde, som kommunerne – og regionerne for den sags skyld også – arbejder på. Konkret har vi "Hjørring-modellen", som er vores faglige tilgang til at møde borgere i relation til kommunens arbejde med arbejdsmarkedet. Vi har jo oplevet, at ting tager tid. Vi vil gerne ind og høste gevinsterne af den fælleskommunale rammearkitektur så hurtigt som muligt, men det tager lang tid at lave disse byggeblokke, det tager lang tid at skabe det organisatoriske og tekniske setup og de processer, som skal være på plads arbejdsgangsmæssigt, for at vi kan generere og bruge disse data på en ordentlig måde. Men det var helt klart, at vi var på vej i den rigtige retning, men vi manglede at få sat noget tempo på, fordi vores forretning var utålmodig."

KL: Hvordan har jeres samarbejde været med andre kommuner, leverandører og KOMBIT?

Peter: "Vi har jo et langvarigt samarbejde med Schultz, som er vores it-leverandør på dette område, og de har udviklet en MOX-agent til udveksling af relevante objekter. Afsættet er fagsystemet Fasit, der skal udveksle oplysninger med RehApp, der er udviklet af KiaPro og KiaTec. Udvekslingen sker med udgangspunkt i specifikationer fra rammearkitekturen og realiseres gennem vores services i Lokal Rammearkitektur. Samarbejdet med en fagsystemleverandør, en tredjepartsudvikler og vores udvikler og driftpartner på Lokal Rammearkitektur (Magenta Aps) med rammearkitekturen som fælles referenceramme har været udfordrende og utroligt givtigt. Vi har her hen over sommeren set, at vores fælles anstrengelser går i den helt rigtige retning. Men det er klart, at vi har haft en lang og tæt dialog med Schultz for at danne en fælles forståelse af, hvad en MOX-agent er og skal kunne. Det er også klart, at sådanne projekter set fra leverandørside kan være svære, set fra et forretningsperspektiv. Hvad er forretningsmodellen for Schultz? Det har vi forståelse for, og generelt vil jeg sige, at forretnings- og leverandørperspektivet er noget, man skal gøre sig klart som kommune, når man går ind i denne slags projekter. Både vi som kommune og de som leverandør har hver vores vigtige rolle at spille i at udvikle rammearkitekturen. Det gælder både for de små og for de store leverandører. Det kræver kommunikation og en fælles forståelse for, hvor vi bevæger os hen, og det skal ske i respekt for, at leverandørerne kan se en forretning i projekterne."
MOX-agenter gør, at ikke standardiserede systemer kan kommunikere med standardiserede systemer og omvendt. Kender du ikke konceptet, kan du læse mere på INFO om den fælleskommunale rammearkitektur her.

KL: Hvilken betydning har det haft, at jeres projekt fik tildelt penge fra rammearkitekturpuljen?

Peter: "Rammearkitekturpuljen kom meget belejligt. Vi sætter pris på det beløb, vi er blevet tildelt, men signalværdien er næsten endnu vigtigere: At vi arbejder fælles om rammearkitekturen og får synlighed om den, også i de netværk, vi deltager i. Det skaber interesse, og det er meget vigtigt.
Ud over de generelle egenskaber i OIO-standarden er der for så vidt ingen standarder for byggeblokkene Tilstand, Indsats og Aktivitet, og det standardiseringsarbejde vil vi gerne fremme. Det gør vi gennem dette projekt. Der er noget vigtig signalværdi i puljen, og det vil vi gerne udnytte på en positiv måde. Indadtil i Hjørring Kommune har puljen også været vigtig. Den har skabt en forventning om, "hvad kommer der nu ud af det?", og nysgerrighed efter "hvad er det nu, de går og laver ude i Økonomi og Arbejdsmarked", og opmærksomhed om, hvordan vi højner vores organisationsdata. I alt dette har det hjulpet meget, at vi har kunnet skrive, at "vi har fået støtte fra KL's Rammearkitekturpulje".

KL: Hvad har jeres projekt givet jer af ny viden og erfaring?

Peter: "Det er en vigtig erfaring fra projektet, at vi nu forhåbentlig kan sige noget generelt om nogle specifikke forretningsobjekter og kan vise, at det virker. Det er vigtigt – og det er vigtigt, hvad den erfaring betyder for forretningen. Det er rigtig fedt, at der begynder at tegne sig et billede af, at rammearkitekturen faktisk kan fungere. Når vi ser på byggeblokkene, kan vi se, at rammearkitekturen har sin berettigelse. Det er jeg personligt blevet positivt overrasket over. Vi går nu ind i den afgørende fase, hvor vi skal teste om vores fortolkning af Tilstand, Indsats og Aktivitet rent faktisk er god nok. Her i slutningen af året skal vi se meget nærmere på, hvordan det går, når vi hælder data ind i systemerne, og hvordan og hvilke data kommer der så ud i den anden ende. Jeg er i hvert fald meget spændt på, hvor godt vi er lykkedes med at skabe sammenhæng i dette. På visse punkter er Aarhus Kommune kommet længere end Hjørring. Jeg er imponeret over, hvor hurtigt de har taget MOX og LoRa til sig i utrolig professionel organisation."
KL: Hvad så nu? Hvordan kommer I videre herfra?

Peter: "Vi har en periode foran os, hvor vi skal teste meget. Vi har haft mange små, irriterende problemer undervejs, men som vi nu gerne skulle være på vej ud over. Vi er jo langt fra dér, hvor vi gerne vil være, med det store, forkromede setup, men vi begynder langsomt at have et setup nu, hvor applikationer, fagsystemer og infrastruktur spiller sammen. Lige nu må vi finde os i, at vi skal indlæse data via excel-ark, og at vi skal den mere træge vej igennem data i de excel-rapporter, der bliver lavet, men vi skulle langsomt gerne kunne se, at der er en mening i dette her, så vi kan tænke andre teknologier og systemer ind i setuppet, som bliver så sikkert, både med information og drift, som det skal være, før vi for alvor kan begynde at hælde rigtig følsomme data ind i det. Vi arbejder for eksempel med at gøre organisationen klar til arbejde ensartet med organisationsdata, at få omlagt arbejdsgange og skabt et fællessprog og en fælles forståelse. Vi fokuserer på arbejdsmarkedsområdet nu, men vi vil gerne brede paletten ud til fx sundhedsområdet. Netop på sundhedsområdet indføres begreberne tilstand og indsats via Fælles Sprog 3, og bliver bl.a. implementeret i vores nye EOJ system på sundhedsområdet. Det gør det langt lettere for os forretnings- og it-arkitekter, når vi efterfølgende skal ud at tale med sagsbehandlerne om, hvordan de så bruger deres nye systemer."
Beskrivelse af projektet

Hjørring og Aarhus kommuners projekt har til formål at understøtte og styrke henholdsvis Hjørring Kommunes rehabiliteringsindsats og Aarhus Kommunes forvaltning af affald og varme gennem øget sammenhæng og datadeling mellem systemer og applikationer. Det vil projektet opnå gennem test og modning af services for rammearkitekturens byggeblokke Tilstand, Indsats og Aktivitet.

KL: "Hvor kom ideen til projektet fra? Fortæl, hvordan I kom i gang."

Jan Blasius: "Ja, helt konkret går vores projekt ud på at lave en smart måde at slippe for omkostningerne ved Doc2Mail og i stedet bruge Serviceplatformen og dens fjernprintintegration. Tanken var, at man bare kunne sende breve til Fjernpost eller til Digital Post direkte fra Word. Det var en idé, jeg fik, da KOMBIT fortalte, at de nu åbnede for, at den nye fjernprintservice var klar på Serviceplatformen. Kort tid efter annoncerede KL Rammearkitekturpuljen, og min leder spurgte vores chef, om vi havde ideer til projekter, som vi kunne søge støtte til gennem Rammearkitekturpuljen. Det havde jeg og jeg gik i gang med at sætte form på projektet. Jeg kontaktede vores it-leverandør, dania software, og de var klar til at arbejde med på ideen. Leverandøren talte også med KOMBIT, og de var også med på vores idé. KOMBIT har ganske givet set Aabenraas projekt som en mulighed for hurtigt at komme godt i gang med fjernprint her efter sommerferien 2017 og vise, at denne service giver nye muligheder, også for projekter uden for monopolbruddet. Så alting stod helt rigtigt i sol og måne for at søge midler fra Rammearkitekturpuljen."

KL: Hvordan har jeres samarbejde været med andre kommuner, leverandører og KOMBIT?

Jan Blasius: "Jeg vil fremhæve det gode samarbejde, både med KOMBIT og vores it-leverandør. KOMBIT var helt med på at åbne op for snitfladen. KOMBIT kunne faktisk godt have stoppet projektet på den konto, men de var tværtimod helt med på ideen. Hos dania software var man klar over de fordele, det ville give Aabenraa Kommune, men også for de øvrige 42 kommuner, de har som kunder på samme løsning som os. Og de så klart også en forretningsmæssig mulighed, som ville gavne dem som leverandør, og det er rigtigt godt, at leverandørerne kan se værdien af rammearkitekturen. Aabenraa Kommune arbejder sammen med andre kommuner i mange forskellige sammenhænge, men lige i dette projekt var det vores vurdering, at projektet ikke ville blive afgørende anderledes ved at involvere flere kommuner. Derfor søgte vi bare på egen hånd. Og så var det også lidt sjovt selv at søge om midlerne, når nu de andre ansøgninger kom fra flere kommuner, der havde slået sig sammen om ansøgningerne."

KL: Hvilken betydning har det haft, at jeres projekt fik tildelt penge fra Rammearkitekturpuljen?

Jan Blasius: "Uden midlerne fra Rammearkitekturpuljen var projektet ikke blevet sat i gang i år og måske heller ikke næste år. Så det er rart, når idéer kan blive til virkelighed."

KL: Hvad har jeres projekt givet jer af ny viden og erfaring?

Jan Blasius: "Vi har lært meget af projektet. For det første har vi fået bekræftet, at det er bedre at gennemføre et lille projekt, der hurtigt kommer i mål, end et stort projekt, der aldrig bliver færdigt. Vi har haft fokus på, at projektet ikke skulle være større end højst nødvendigt, og så skulle det give målbar værdi for forretningen i Aabenraa Kommune – og gerne også i andre kommuner. Ud over at projektet giver ca. 40 kommuner adgang til en ny snitflade, har KOMBITs åbning af snitfladen gjort, at alle andre kommuner nu også vil kunne tilslutte deres løsninger til ”print” via Serviceplatformen. Når vi med projekterne i rammearkitekturpuljen kan være med til at fortælle de gode fortællinger om rammearkitekturen og om den vej, vi ønsker at gå, er det også et væsentligt formål. Det har afsmittende effekt på andre kommuner. For vi kan ikke tænke alle rammearkitekturprojekter som K98-projekter, hvor alle landets kommuner er koblet på fra begyndelsen af. Ofte giver det god mening, at kommuner alene eller sammen udvikler løsninger inden for rammearkitekturen, som de andre kommuner så kan lade sig inspirere af. Og så vil jeg også særligt fremhæve, hvor vigtigt det er at tænke leverandørerne ind i denne type projekter. Når vi vinder it-leverandørerne over på vores side, og de kan se en kommerciel interesse i at udvikle med på rammearkitekturen, så kommer vi hurtigt fra land. Og leverandører vil meget gerne lege med, når det giver mening!"

KL: Hvad så nu? Hvordan kommer I videre herfra?

Jan Blasius: "Nu får vi vores forsendelsesløsning i drift i første kvartal af 2018, og så kan vi faktisk opsige vores Doc2Mail-abonnement hos KMD. Det er også en form for monopolbrud, og det er vi glade for. Det har stor betydning for vores og andre kommuners økonomi. Hvad angår synlighed, fortalte jeg om projektet her både på Digitaliseringsmessen og i Kommunernes It-arkitekturnetværk i KL-huset begge dele i september. Så vi spreder det gode budskab og opfordrer alle til at se, om det var en ide at søge penge fra Rammearkitekturpuljen. Og hvem ved – måske vil Aabenraa Kommune snart igen etablere et projekt og søge penge fra Rammearkitekturpuljen!"

Projekt "Breve via Serviceplatformens fjernprintintegration"

Projektet har til formål at gøre det muligt at sende breve via Serviceplatformens fjernprintintegration. Så kan kommunens medarbejdere sende breve direkte fra Word til Digital Post eller Fjernprint. Hermed får en fælleskommunal infrastrukturkomponent en central rolle i forsendelsen af kommunale breve. Samtidig reduceres udgifterne og afhængigheden til den mellemleverandør, der i dag står for en stor del af håndteringen af brevforsendelser. Aabenraa Kommune, dania software og KOMBIT/Serviceplatformen har i planlægningsfasen samarbejdet om at skabe klarhed over projektets muligheder, og projektet vurderes at være gennemført med midler fra rammearkitekturpuljen inden udgangen af 1. kvartal 2018.