MOX - sådan kommer du i gang
Projekt
Det første MOX projekt til understøttelse af en forretningsproces baseret på hændelsesdrevet arkitektur skal udarbejde et design af forretningsprocessen, afklaring af forretningsregler i fagsystemerne og anskaffe de nødvendige infrastrukturkomponenter. Et pilotprojekt med MOX vil derfor åbne op for en mere fleksibel it-arkitektur og fleksible arbejdsgange, men projektet vil også indeholde en teknologisk og forretningsmæssig risiko. For at sikre det første projekt størst mulighed for succes, anbefales det derfor, at projektet planlægges med fokus på at mindske kompleksiteten og omfanget af projektet. Fx kan der være en stor gevinst ved at automatisere en meget kompleks forretningsproces baseret på MOX. Kompleksiteten vil dog øge risikoen og investeringen i projektet. Det første projekt kan med fordel automatisere samspillet i en mere simpel forretningsproces eller en delmængde af en forretningsproces med to til tre it-systemer. Der kan være stort potentiale for effektivisering i forretningsprocesser, som udveksler data mellem myndigheder. Automatisering af forretningsprocesser på tværs af myndigheder involverer dog en række yderligere problemstillinger omkring sikkerhed for fortrolige og følsomme data, aktindsigt og ansvar for udførslen af forvaltningsmæssige opgaver. Det anbefales derfor at starte med et projekt, hvor forretningsprocessen forløber inden for samme myndighed.
Projektforløb for MOX integrationsprojekter
Et projekt til digitalisering af en forretningsproces baseret på MOX kan med fordel faseinddeles. Nedenstående fasemodel tager udgangspunkt i den fællesstatslige it-projektmodel og beskriver for hver af de fem faser idé, analyse, anskaffelse, gennemførelse og realisering af relevante overvejelser i forbindelse med digitalisering med MOX. Det skal dog understreges, at et MOX projekt ikke forventes at have nær samme omfang som et større it-projekt. Punkterne skal ses som supplement til statens vejledning og retter sig specifikt mod digitaliseringsprojekter, der anvender MOX.
Idefasen
- Hvilke potentielle gevinster vil kommunen opnå ved MOX projektet?
- I hvor høj grad skal kommunen hjemtage forretningen?
- Hvilke interessenter og leverandører skal inddrages?
En kommune kan med fordel udarbejde en oversigt over gevinsterne ved digitaliseringen af den valgte forretningsproces i begyndelsen af et MOX projekt. Gevinsterne kan være med positiv værdi såsom effektivisering, kvalitet, service og medarbejdertilfredshed samt gevinster med negativ værdi såsom lovmedholdelighed, overholdelse af kommunens sikkerhedspolitik og arkiveringsprocedurer.
Hændelsesdrevet arkitektur handler i høj grad om at udnytte forretningspotentialet ved hjemtagelse af ejerskabet over forretningsprocessen, samt tilvejebringelse af et mere fleksibelt it-landskab. Det første MOX projekt vil opbygge kompetencer og infrastruktur, som kan genbruges i kommende MOX projekter. Kommunen bør overveje hvorledes forretningsviden og MOX kompetencer forankres i kommunens organisation, samt tage stilling til om kommunen selv skal varetage driftsafvikling af infrastruktur og applikationer fremadrettet. Kommunen skal således tage stilling til, hvorledes man ønsker at have spidskompetencer til design og implementering af forretningsprocesser.
En forretningsproces i et MOX projekt involverer flere it-systemer og infrastrukturkomponenter og kommunen bør overveje hvorledes forretningsprocessen forvaltes. Ønsker kommunen, at forretningsprocessen kommer til at indgå som en del af forvaltningen af de involverede it-systemer eller ønsker kommunen forvaltningen organiseret per forretningsproces? Kommunen bør danne sig et overblik over hvilke parter, herunder ledere, medarbejdergrupper og leverandører, der kan blive involveret i projektet.
Analyse
- Hvordan foregår forretningsprocessens aktiviteter i dag?
- Hvordan skal forretningsprocessen tilrettelægges fremadrettet?
- Hvilke datastandarder og byggeblokke skal anvendes?
- Hvilke ændringer er krævet af de involverede it-systemer?
- Kan der anvendes MOX agenter?
- Kan eksisterende komponenter genanvendes?
Et MOX projekt har en hændelsesdrevet it-arkitektur, som af natur er asynkron og hvor it-systemerne er afkoblet. Et sådan projekt vil derfor i højere grad medføre nye integrationer i it-landskabet og ændrede arbejdsgange for brugere og it-systemer.
I analysefasen skal det udredes præcist, hvorledes forretningsprocessens arbejdsgange er i dag, og hvorledes designet af forretningsprocessen fremadrettet skal se ud. Herefter kan der udarbejdes en præcis plan for hvilke anskaffelser af integrationer, som er nødvendige.
Analysefasen skal identificere de brugere og it-systemer, som medvirker i processen i dag, samt hvilke forretningsregler, der anvendes i udførelsen af forretningsprocessens aktiviteter. Her skal projektet have særligt fokus på om et it-systems snitflader håndhæver de samme forretningsregler, som er implementeret i it-systemets brugergrænseflade. MOX agenter kan med fordel håndhæve regler, som ikke understøttes af it-systemets eksisterende snitflader. På den måde kan MOX-agenten kompensere for manglende håndhævelse af forretningsregler i en eksisterende snitflade, hvilken kan nedbringe omkostninger og risici.
Manuelle eller delvist manuelle arbejdsgange vil som udgangspunkt udføre aktiviteterne i arbejdsgangen sekventielt, mens en hændelsesdrevet forretningsproces med fordel kan have en mere løs struktur for udførelsen. Det giver potentiale for gevinster og mere fleksibel opgaveudførelse, men forretningsprocessen kræver nøje redesign af rækkefølgen af aktiviteter for at kommunen kan realisere gevinsten ved en hændelsesdrevet arkitektur. Integrationer mellem it-systemer bør være både forretningsmæssigt og teknisk afkoblet for at kunne give den største gevinst og fleksibilitet i it-landskabet.
Anvendelse af en lokal beskedfordeler og kommunikation via beskeder vil sikre den tekniske afkobling, mens den forretningsmæssige afkobling sker ved at definere beskedindholdets informationsmodel, sematik og syntaks. Det er således MOX projektets ansvar at sikre at definitionen af beskedindholdet kan ske vha. datastandarder, som er proprietære eller fælles. Et projekt anbefales at anvende eksisterende fælles datastandarder fx sag og dokumentstandarderne eller realiseringer af rammearkitekturens byggeblokke. Efter afklaringen af forretningsprocessens design, skal ændringerne til it-landskabet kortlægges. Ændringer i ældre eksisterende it-systemer kan være både dyrt og unødigt komplekst, her kan projektet med fordel anvende MOX agenter til at minimere behovet for ændringer til eksisterende it-systemer og dermed kan risikoen i projektet nedbringes. I it-landskabet kan der være en lang række byggeblokke og MOX agenter, som allerede er realiseret i kommunen eller er tilgængelige som fælleskommunale komponenter.
Projektet bør inddrage disse i analysen, da projektet får en reduceret risiko og investeringsbehov ved at anvende disse byggeblokke. Projektet kan læse mere om fælleskommunale realiserede byggeblokke på siden med Byggeblokke.
Anskaffelse
- Hvordan anskaffes og driftsafvikles den lokale beskedfordeler?
- Hvilke ydelser skal indkøbes for at projektet kan gennemføres og realiseres?
- Hvilke MOX agenter skal anskaffes?
- Hvilken SLA ønskes på forretningsprocessen?
I anskaffelsesfasen skal der tilvejebringes ydelser, integrationer og it-systemer baseret på viden fra analysefasen.
Hændelsesdrevet arkitektur kræver en infrastrukturkomponent (beskedfordeler), som kan modtage og fordele beskeder imellem it-systemer. Kommunen skal afklare om en beskedfordeler findes i it-landskabet eller skal anskaffes. Det kan enten være open source eller kommercielt standardprogrammer. Kommunen kan indkøbe relevante ydelser inden for eksempelvis uvildig rådgivning, udvikling, implementering og driftsafvikling. Et MOX projekt anbefales at have særlig fokus på tilstedeværelsen af kompetencer inden for design af forretningsprocesser og implementering af integrationer.
I forbindelse med formuleringen af nonfunktionelle krav og krav til driftsafvikling bør forretningen træffe beslutning om servicemål for den samlede forretningsproces. I den forbindelse skal kommunen være opmærksom på at kæden af it-systemer kan medføre at summen af servicemål på den samlede forretningsproces bliver lavere end servicemål på hver enkelt it-system.
Gennemførelse
- Foregår test med en høj grad af automatisering?
- Omfatter afprøvningen sikkerhed, performance, overvågning og disaster recovery?
- Indeholder projektet en integrationstest imellem it-systemer og beskedfordeler?
- Indeholder projektet en system test, som er en "end to end" afprøvning af forretningsprocessen?
Gennemførelsen af et digitaliseringsprojekt baseret på hændelsesdrevet arkitektur bør have særligt fokus på afprøvning, idet hændelsesdrevet arkitektur anvender asynkron kommunikation og aktiviteter udføres ikke nødvendigvis sekventielt. Fejl under driftsafvikling kan skyldes fejl i it-systemer, beskedfordeler og infrastruktur og kan derfor være særligt svære at finde og genskabe.
Hver enkelt service eller MOX agent, som udsender eller modtager beskeder, skal derfor leveres med særlig høj kvalitet, herunder have en høj grad af automatisk build og test for at undgå driftsforstyrrelser, samt sideeffekter ved senere ændringer. Krav til software produktets kvalitet og krav til leverandørens kvalitetsproces bør kravsættes og valideres. Antallet af mulige testscenarier ved anvendelse af afkoblede aktiviteter i en forretningsproces vil hurtigt blive højt, derfor gælder der et særligt behov for at afprøvningen af hver enkelt service eller agent indeholde en grundig afprøvning, herunder en test af sikkerhed, servicemål og fatale fejl.
Projektet bør have fokus på typiske fejl i integrationer, som kan være tekniske fejl i infrastruktur, sikkerhed og snitflader, samt forretningsmæssige fejl, hvor it-systemerne tolker data forskelligt. En afprøvning bør derfor indeholde en teknisk integrationstest og en forretningsmæssig end to end test. Integrationstesten bør udføres på et så tidligt tidspunkt som muligt for at validere at den tekniske konfiguration er korrekt med henblik på at eliminere risici, herunder issues med kommunens it-miljø og fejl i it-systemernes anvendelse af beskedtypernes syntaks. Forretningsprocessens it-systemer udveksler information baseret på datastandarder, kommunen skal tilsikre at de involverede it-systemer tolker datastandarder og byggeklodsers funktionalitet ens. Projektet bør derfor indeholde en end-to-end test, hvor forretningsprocessens forretningsregler, semantik og funktionalitet afprøves, således at det sikres at forretningsprocessens udførelse svarer til det forventede resultat.
Realisering
- Er der lagt en plan for måling af gevinstrealiseringen?
- Er der lagt en plan for forretningsprocessens driftsafvikling og forvaltning?
Som beskrevet i den fællesstatslige projektmodel, så er det forretningens opgave at tage den digitaliserede forretningsproces i brug, forankre det i organisationen og følge op på gevinsterne.
En væsentlig succesfaktor for projektet er måling af den organisatoriske gevinstrealisering. Her bør der lægges vægt på få centrale indikatorer. Kommunen kan her med fordel anvende materialet om Gevinstrealisering til at få udarbejdet en plan og ikke mindst gennemførelse af projektets realisering af gevinsterne.
Fremtidige forretningsbehov kan potentielt medføre ændringer i alle involverede it-systemer i forretningsprocessen. Projektet skal derfor tage stilling til hvem i organisationen, som har ansvaret for forretningsprocessen, samt hvorledes vedligehold og videreudvikling af forretningsprocessen forankres efter idriftsættelse.
Projektet bør afklare driftsorganisationens organisering, herunder hvem som har ansvaret for forretningsprocessens samlede driftsafvikling, herunder monitorering og disaster recovery. Forventer kommunen at mange forretningsprocesser på sigt anvender hændelsesdrevet arkitektur, bør det overvejes at have en central organisatorisk funktion til at overvåge og afhjælpe driftsforstyrrelser i alle hændelsesdrevne integrationer. Det bør i den forbindelse sikres, at de involverede MOX agenter og it-systemer indgår i en fælles monitorering ved at stille relevante snitflader til rådighed.