Sag

Formål

Formålet med byggeblokken Sag er at gøre det lettere at udveksle oplysninger om sager mellem to eller flere it-systemer, ved at skabe en fælles forståelse af hvad en sag er, og hvilke informationer en sag består af.

Et fokusområde er journalisering, som er beskrevet i Referencearkitektur for sags- og dokumentområdet - byggeblokken Sag er en central del heraf, men kan også anvendes selvstændigt eller i andre referencearkitekturer.

Byggeblokken har til formål at beskrive og dokumentere de helt centrale karakteristika ved enhver sag. Herudover kan det generelle formål for alle fælleskommunale byggeblokke læses på siden Byggeblok.

I byggeblokken Sag defineres de fælles karakteristika for sager på tværs af fagområder. I byggeblokken defineres derimod ikke egenskaber eller services, som er specifikke for anvendelse på de forskellige fagområder. For anvendelse af Sag på specifikke fagområder skal modellen derfor specialiseres og tilføjes de domænespecifikke attributter, relationer og services, fx for ydelsessager på ydelsesområdet.

Beskrivelse

Sag forstås som en samling af sammenhørende dokumenter og øvrige sammenhørende oplysninger, der i sit hele anvendes til at dokumentere en arbejdsproces, typisk til administrative formål, herunder til at træffe afgørelser.

Sag som begreb er den dokumentationsenhed, der understøtter de offentlige institutioners journalisering.

En sag skal påføres oplysninger om: 

• Hvem sagen vedrører i form af oplysninger om sagens parter.
• Hvad sagen dokumenterer, i form af en sigende titel, emnemæssig opmærkning og den løbende registrering af tilknyttede dokumenter og øvrige informationer af betydning for sagsbehandlingen.
• Hvor sagen bliver behandlet og opbevaret i form af oplysninger om sagens organisatoriske tilhørsforhold og sagsbehandlere.
• Hvordan sagen hænger sammen med andre sager.
• Hvad sagens status er, og hvornår den er ændret.
• Hvorfor sagen behandles i form af en henvisning til den lovgivning, der gælder for sagen, samt hvor den findes.

Sager kan struktureres på forskellig vis i forhold til, hvor mange og hvilke informationer, der tilknyttes sagen. Sager lagret elektronisk i it-systemer bliver med fordel ofte struktureret som enkeltsager, som indeholder dokumentation om en enkelt administrativ proces, som fx en afgørelse eller en beslutning. Enkeltsager dækker ikke behov for at samle dokumentation, f.eks.  i forhold til en borger/person (personsagen), en ejendom (byggesagen), en instans/part (institutionssagen), eller alle oplysninger om et bestemt emne eller en bestemt handling (fx alle sager om hjælpemidler eller alle klagesager). Sagsmodellen giver derfor mulighed for at relatere en sag til en oversag/samlesag, så der kan skabes sammenhæng i enkeltsager, hvormed samlesager kan forstås som samlinger af enkeltsager.

Ejer af byggeblok Sag

Center for Digitalisering og Teknologi, KL

Overholdelse/compliance

Byggeblokken overholder  "Specifikation af Model for Sag (Sagsmodellen)’, version 2.0" under Fællesoffentlig Digital Arkitektur (Digitaliseringsstyrelsen, KL og Danske Regioner). 

Liste med begreber som er relevante i forhold til byggeblokken (ikke udtømmende)

Listen er et uddrag af de forretningsnære begreber som kan være relevant i forhold til byggeblokken Sag.

• Sag: Sagen består af et antal dokumenter, notater og oplysninger, der vedrører det samme begivenhedsforløb.
• Sagspart: Hvem er part i sagen. Nogle sagstyper skal have en sagspart, mens andre ikke skal. En sagspart er den person (med eller uden CPR-nummer) eller virksomhed (med eller uden CVR-nummer), som sagen omhandler eller påvirker. Der kan være mange sekundære partsroller, fx ægtefælle, advokat
• Dokument: Hvilke specifikke dokumenter er vedlagt eller tilknyttet sagen
• Journalnotat: Journalnotat er en løbende log over de sagsbehandlingsskridt, der foretages i en sag, og som ikke fremgår af sagens øvrige dokumenter eller oplysninger.
• Sag tilknyttet andre sager: Hvordan hænger sagen sammen med andre sager, er sagen fx en oversag eller en præcedenssag.
• Sagsaktør: Oplysninger om sagens organisatoriske tilhørsforhold og sagsbehandlere.

Modeller for byggeblok Sag:

Formålet med objektmodellen for byggeblokken Sag er at vise hvilke andre byggeblokke "Sag" har en relation til. Formålet med informationsmodellen for byggeblokken Sag er at vise hvilke oplysninger som er relevante i forhold til at beskrive en Sag.

Objekter med farven grå er en del af byggeblokken Sag, og objekter med farven blå repræsenterer andre byggeblokke som hver især har deres egen objekt- og informationsmodel.

Objektmodel

Klik på billedet herunder for at se en dynamisk præsentation af Sag objektmodel:

Informationsmodel

Klik på billedet herunder for at se en dynamisk præsentation af Sag informationsmodel:

Livscyklus/tilstandsmodel:

Sags livscyklus kortlægger rammerne for, hvilken status en sag kan befinde sig i. Sager har følgende tilstande, der indikerer sagens forretningsmæssige fremdrift i forhold til behandling:

• Opstået (noget kræver myndighedens ageren).
• Oplyst (en sag er tilstrækkeligt oplyst til, at der kan træffes en afgørelse, hvilket betyder, at alle relevante oplysninger er fremskaffet og inddraget. En offentlig myndighed har pligt til at indhente alle relevante oplysninger i en sag, før der træffes afgørelse.
• Afgjort (der er truffet afgørelse om sagen, fx bevilling eller afslag. Der må ikke tilføjes mere til sagen).
• Afsluttet (sagsbehandling er fuldført).

De nævnte tilstande udtrykker alene selve sagens tilstand og ikke en handling, som pågår.

Der vil være yderligere sagstilstande end de ovenfor nævnte, de vil være afhængige af den forretningsmæssige kontekst, som sag skal anvendes i, udtrykker således ikke noget processuelt i forbindelse med sagsbehandlingen, som fx at sagen er sendt i høring.

Når sag anvendes ifm. udveksling af data, er det vigtigt, at der er enighed om livscyklus og tilstande.

Byggeblokkens services er på logisk niveau og rettet mod de forretningsbehov, som byggeblokken skal understøtte. Der henvises til den generelle beskrivelse omkring en byggebloks services for en uddybende beskrivelse af hvilke services en byggeblok udfører på siden Byggeblok under 'Rammearkitekturen kort fortalt'. De generelle services omfatter opret, ajourfør, fjern/slet/nedlæg, søg, list mv.

Udover de generelle services vil der være services rettet mod de sagsrelaterede forretningsbehov, som byggeblokken Sag skal understøtte, det skal være muligt at:

• Oprette og opbevare en sag
• Angive hvad eller hvem sagen handler om
• Angive hvem der er part i sagen
• Angive hvem der er sagsbehandler på sagen
• Angive hvad sagen drejer sig om (klassificeret)
• Lægge journalnotater og dokumenter på sagen
• Sammenknytte sager med hinanden

Ved anvendelse på specifikke fagområder specialiseres sagen og tilføjes fagområdets specifikke attributter og relationer og de services, der herved skal understøttes. Det kan eksempelvis være en pensionssag eller en ydelsessag.

Fagområdet vil også være afgørende for hvilke tilstands- og dataændringer, som byggeblokken skal meddele via beskeder, der kan abonneres på.

Målgruppe

Forretnings og It-arkitekter i kommuner, KL og KOMBIT; Fagkontorer i KL

Anvendelse og Anbefaling

For generel anvisning for anvendelse af en byggeblok, se siden Byggeblok under 'Rammearkitekturen kort fortalt'.

Strategisk ophæng

Opdatering af byggeblokken Sag er en del af programmet ’Sammenhæng og genbrug med rammearkitekturen’. I programmet indgår opdatering af byggeblokkene Sag, Dokument, Klassifikation og Organisation.

Roadmap/Plan/Implementeringer af Sag

De fire byggeblokke Sag, Dokument, Klassifikation og Organisation forventes færdiggjort i løbet af Q3 2018 til en status 'Beskrevet'. Pt. er der ingen planer om at ajourføre sag i forhold til internationale standarder.

Bemærk: En række internationalt anerkendte og bredt anvendte datastandarder er blevet oversat og tilpasset til danske forhold. I forhold til Organisation og Klassifikation er der i fællesoffentlig sammenhæng udarbejdet udkast til danske profileringer af standarderne, som er målrettet dansk administrativ og fællesoffentlig kontekst. De danske profileringer skal afprøves i praksis i den kommende tid. På baggrund af erfaringerne med afprøvningen, skal der senest i 2020 tages stilling til den fortsatte anvendelse af standarderne i dansk kontekst. Ligeledes skal der tages stilling til anvendelsen af de tilsvarende danske Sag og Dokument standarder.

Implementeringer af byggeblok Sag

Historisk har mange fagsystemer indarbejdet egen sagsstyring, større systemleverandører har dog typisk haft en central løsning til egne fagsystemer, eksempelvis KMD Sag.

• KOMBIT
  • Sags- og Dokumentindeks indeholder informationer (metadata) om sager og tilhørende dokumenter for en given borger eller virksomhed. Disse informationer sendes til indeksene fra kommunens ESDH-system og andre sagsbærende it-systemer. Indeksene er ikke brugervendte systemer, men systemer der udstiller data til brug for brugervendte systemer som fx SAPA.
  • SAPA-løsningen (Sags- og Partsoverblik) er kommunernes overblik over data om borgere og virksomheder og deres sager hos kommunen.
• ATP/UDK har implementeret sagsfunktionalitet i fagsystemer fx i Familieydelse, Barselsdagpenge, Boligstøtte
• LoRA: Organisation-, Klassifikation-, Sag- og Dokumentservice er implementeret som LoRa-services - en betegnelse for lokale rammearkitekturservices, der udvikles efter den fælleskommunale rammearkitekturs specifikationer, fællesoffentlige standarder og leveres som Open Source. Byggeblokken Sag er implementeret i en sagsservice i Hjørring Kommune og Århus Kommune som en del af LoRA-samarbejdet (i Hjørring kommune kaldes VeRa – Vendsyssels RammeArkitektur).
• KMD Sag er støttesystem til KMD’s fagsystemer til håndtering af stamdata og sagsoplysninger om borgere.
• SBSYS Brugerklubben har udviklet et supplerende integrationslag kaldet SBSIP, som implementerer OIO Sag og OIO Dokument.
• ESDH løsninger i kommunerne
• ’Fede’ fagsystemer i kommunerne, der forvalter og opbevarer Sager

Byggeblokken Sag har relationer til andre fælleskommunale byggeblokke, som er centrale i forhold til at beskrive forholdene ved en sag og sagssammenhængene. Beskrivelser af disse "eksterne" byggeblokke er ikke en del af beskrivelsen af byggeblokken Sag.

Liste af andre byggeblokke med links til beskrivelserne, som denne byggeblok har en relation til, baseret på blå forretningsobjekter*:

• Dokument – De dokumenter, der er tilknyttet sagen. Et dokument kan indgå i flere sager, dvs. have relation til flere begivenhedsforløb.
• Virksomhed - Den virksomhed (med eller uden CVR-nummer), som sagen omhandler eller påvirker
• Person – Den person (med eller uden CPR-nummer), som sagen omhandler eller påvirker
• Organisation, OrgEnhed, OrgPerson – Er ansvarlig, ejer, behandlere eller udførende i forhold til sagen
• Klassifikation, Klasse – Opmærkning (klassificering) af sager. Eksempler på klassifikationer er KLE for kommunerne og FORM fællesoffentligt.
• Aktør – En aktør kan have en bestemt rolle i forhold til en sag

*: Blå forretningsobjekter er beskrevet i andre byggeblokke

Referencer

• Specifikation af Model for Sag (Sagsmodellen), version 2.0, under Fællesoffentlig Digital arkitektur (Digitaliseringsstyrelsen, KL og Danske Regioner).
• Referencearkitektur for sags- og dokumentområdet (ESDH), version 3.0, IT- og Telestyrelsen, 2008.