Organisation

Formål

Formålet med byggeblokken Organisation er at gøre det lettere at udveksle organisationsoplysninger mellem to eller flere it-systemer ved at skabe en fælles forståelse af hvad en organisation er og hvilke informationer, der beskriver en organisation.

Byggeblokken har til formål at beskrive og dokumentere de helt centrale karakteristika ved ethvert organisation. Herudover kan det generelle formål for alle fælleskommunale byggeblokke læses på siden Byggeblok.

Et fokusområde er journalisering, som er beskrevet i Referencearkitektur for sags- og dokumentområdet - byggeblokken Sag er en central del heraf, men kan også anvendes selvstændigt eller i andre referencearkitekturer.

I byggeblokken Organisation defineres de fælles karakteristika for organisationer på tværs af fagområder. I byggeblokken defineres derimod ikke egenskaber eller services, som er specifikke for anvendelse på de forskellige fagområder. Organisation kan enten anvendes alene eller i kombination med andre byggeblokke anvendes til at bygge udvekslingsmodeller, som lægges til grund for udvikling af snitflader.

Beskrivelse

Organisationsmodellen beskriver de forretningsobjekter, der indgår i beskrivelsen af organisationen samt den logiske sammenhæng mellem disse.

Organisationsoplysninger skabes, anvendes og vedligeholdes flere steder i flere forskellige organisationssystemer i en organisation.  Lønsystemer, økonomisystemer, fagsystemer og ESDH-systemer indeholder alle forskellige beskrivelser af organisationen. I praksis giver det anledning til stort vedligeholdelsesarbejde, usikkerhed om hvilke oplysninger der er autoritative, samt et antal ikke-standardiserede integrationer. Det er derfor vigtigt at have en fælles forståelse af, hvad organisation rummer.

Forskellige organisationssystemer vil typisk beskrive forskellige typer af organisationer: organisation (juridisk enhed), funktionel organisation, sikkerhedsmæssig organisation, projektorganisation, matrixorganisation, teams, grupper og systemer. Det er ambitionen med organisationsmodellen at kunne rumme beskrivelsen af flere organisationstyper samtidig.

Ejer af byggeblok Organisation

Center for Digitalisering og Teknologi, KL

Overholdelse/compliance

Byggeblokken overholder ’Specifikation af Model for Organisation’, version 2.0, under Fællesoffentlig Digital Arkitektur (Digitaliseringsstyrelsen, KL og Danske Regioner). 

Liste med begreber som er relevante i forhold til byggeblokken (ikke udtømmende)

Listen er et uddrag af de forretningsnære begreber som kan være relevant i forhold til byggeblokken Organisation.

• Organisation: En organisation er en juridisk enhed med rettigheder og ansvar. Forretningsobjektet Organisation er organisationens formelle repræsentation i forhold til omverdenen. Eksempler på organisationer er myndigheder (fx et ministerium, en styrelse, en kommune) eller virksomheder.
• OrgEnhed: Forretningsobjektet OrgEnhed er som enhed en del af en Organisation og kan kun eksistere i forbindelse med denne. Eksempelvis kan et kontanthjælpskontor kun eksistere som en del af en kommune.
  • OrgEnheder kan spænde fra mindre enheder som fx teams eller grupper og store og komplekse enheder som fx en forvaltning, der indeholder andre enheder.
  • Forretningsobjektet OrgEnhed giver struktur på organisationen og anvendes til at opbygge organisationshierarkier. Eksempler på OrgEnheder er teams, afdelinger, sektioner, kontorer, udvalg, projektgrupper, styregrupper, klasser, hold og lignende.
• OrgPerson: En organisatoriskperson er en repræsentation for en fysisk person. Fx kan personens kaldenavn i organisationen kan være et andet end navnet i CPR-registeret. Eksempler på navne kan være initialer, brugerid., medarbejdernr., kaldenavne mm.
• Forretningsfunktion: Anvendes som en funktion, der kan udføres eller varetages af en eller flere OrgEnheder, eventuelt med anvendelse af et It-system. ForretningsFunktion er en funktion eller rolle, som forretningsobjektet har i forhold til de øvrige forretningsobjekter. Et eksempel på ForretningsFunktion er enheders roller (Udbetalende enhed, henvendelsessted).
• Medlemskab: Beskriver et forhold eller en relation mellem en OrgPerson og en OrgEnhed. Medlemskabet kan også bruges til at beskrive den rolle, som en OrgPerson har i en organisation, fx at en OrgPerson er ansat.
• KontaktPunkt: Repræsenterer beskrivelse af de forskellige kontaktformer, der er tilgængelige for Organisationer, OrgEnheder og OrgPersoner. Eksempler på kontaktpunkter er fysisk adresse, emailadresse, digital post mv.
• It-system: Et It-system er et logisk It-system, som det er relevant at registrere noget om i organisationen. Et It-system kan beskrives i forhold til de opgaver og funktioner, det udfører for organisationen.

Læsevejledning til modeller for Organisation: Formålet med objektmodellen for byggeblokken Organisation er at vise hvilke andre byggeblokke Organisation har en relation til. Formålet med informationsmodellen for byggeblokken Organisation er at vise hvilke oplysninger som er relevante i forhold til at beskrive en Organisation. Objekter med farven grå er en del af byggeblokken Organisation, og objekter med farven blå repræsenterer andre byggeblokke som hver især har deres egen objekt- og informationsmodel.

Objektmodel

Klik på billedet herunder for at se en dynamisk præsentation af Organisation objektmodel:

Informationsmodel

Klik på billedet herunder for at se en dynamisk præsentation af Organisation informationsmodel:

Livscyklus/tilstandsmodel:

Livscyklus kortlægger rammerne for, hvilken forretningsmæssig status en organisation eller en organisatorisk enhed kan befinde sig i. En aktør kan påvirke og skifte status på en organisation/organisatorisk enhed. Nedenstående liste er typiske statustilstande en organisation/organisatorisk enhed kan gennemgå i løbet af dens livscyklus:

• Planlagt: I denne status er organisation/organisatorisk enhed planlagt, hvilket indebærer, at en eller flere forhold omkring organisationen/den organisatoriske enhed er fastlagt.
• Gældende: En organisation/organisatorisk enhed er gældende, når den er godkendt og tilgængelig
• Nedlagt: Organisation/organisatorisk enhed er nedlagt og eksisterer ikke længere

OIO-standarden indeholder ikke noget forslag til livscyklus for organisation/organisatorisk enhed. Ovenstående skal udelukkende ses som et forslag. Livscyklus vil afhænge af den forretningsmæssig kontekst, som organisation/organisatorisk enhed skal anvendes i. Når organisation/organisatorisk enhed anvendes ifm. udveksling af data, er det vigtigt, at der er enighed om livscyklus og tilstande.

Byggeblokkens services er på logisk niveau og rettet mod de forretningsbehov, som byggeblokken skal understøtte. Der henvises til den generelle beskrivelse omkring en byggebloks services for en uddybende beskrivelse af, hvilke services en byggeblok udfører på siden Byggeblok under 'Rammearkitekturen kort fortalt'. De generelle services omfatter opret, ajourfør, fjern/slet/nedlæg, søg, list mv.

Udover de generelle services vil der være services rettet mod de forretningsbehov, som byggeblokken Organisation skal understøtte, det skal være muligt at:

• Vedligehold organisationsstruktur (ændre på referencer mellem organisationspersoner, organisatoriske enheder og organisationer)
• Oplyse hvem der er ejer af en organisation
• Oplyse hvilke roller en organisationsperson har i en organisation eller organisatorisk enhed
• Oplyse hvilke forretningsfunktioner en organisatorisk enhed udfører
• Oplyse kontaktpunkter på organisation, organisatoriske enheder eller personer deri
• Oplyse hvilke It-systemer, der understøtter hvilke forretningsfunktioner

Ved anvendelse på specifikke fagområder specialiseres organisation og tilføjes fagområdets specifikke attributter og relationer og de services, der herved skal understøttes.

Fagområdet vil også være afgørende for hvilke tilstands- og dataændringer, som byggeblokken skal meddele via beskeder, der kan abonneres på.

Målgruppe

Forretnings og It-arkitekter i kommuner, KL og KOMBIT; Fagkontorer i KL

Anvendelse og Anbefaling

For generel anvisning for anvendelse af en byggeblok, se siden Byggeblok under 'Rammearkitekturen kort fortalt'.

Strategisk ophæng

Opdatering af byggeblokken Organisation er en del af programmet ’Sammenhæng og genbrug med rammearkitekturen’. I programmet indgår opdatering af byggeblokkene Sag, Dokument, Klassifikation og Organisation.

Roadmap/Plan/Implementeringer af Organisation

De fire byggeblokke Sag, Dokument, Klassifikation og Organisation forventes færdiggjort i løbet af Q3 2018 til en status 'Beskrevet'.

I fællesoffentlig sammenhæng er der udarbejdet udkast til en anvendelsesprofil til brug for modellering af data om offentlige organisationer. Anvendelsesprofilen kan anvendes i forbindelse med udarbejdelse af modeller, løsninger og andre strukturer, hvori der indgår data om organisationer. Konkret skal anvendelsesprofilen i den kommende tid afprøves i forbindelse med etablering af en fælles myndighedsfortegnelse. Anvendelsesprofilen er baseret på de internationale standarder: Organisationsontologien (The Organization Ontology) og Core Public Organization Vocabulary (CPOV), som begge er blevet oversat til dansk i denne forbindelse. Det er hensigten, at anvendelsesprofilen på længere sigt potentielt kan afløse den danske Sag og Dokument standard for Organisation.

Implementeringer af byggeblok Organisation:

Byggeblok Organisation (Udfaset):

• KOMBIT STS-Organisation
  Støttesystemet Organisation er et centralt system til håndtering af kommunens organisationsdata, herunder stamdata om organisatoriske enheder, om medarbejdere og deres anvendelse af it-systemer, om ledelseshierarkier og om geografisk placering.
• LoRA: Organisation-, Klassifikation-, Sag- og Dokumentservice er implementeret som LoRa-services - en betegnelse for lokale rammearkitekturservices, der udvikles efter den fælleskommunale rammearkitekturs specifikationer, fællesoffentlige standarder og leveres som Open Source. Byggeblokken Organisation er implementeret i en sagsservice i Hjørring Kommune og Århus Kommune som en del af LoRA-samarbejdet (i Hjørring kommune kaldes VeRa – Vendsyssels RammeArkitektur).
• OS2 er et offentligt digitaliseringsfællesskab som p.t. 63 kommuner deltager i. Produktet OS2mo indeholder en beskrivelse af organisationen og dens medarbejdere samt deres relationer og egenskaber.
• APOS (fra KMD) er en organisationskomponent udviklet i Open Source. Den benyttes af flere kommuner
• Reflective A/S Organisationssystem er baseret på byggeblokken Organisation og OIO standard for Organisation.

Byggeblokken Organisation har relationer til andre fælleskommunale byggeblokke, som er centrale i forhold til at beskrive et dokument og dets sammenhænge. Beskrivelser af disse "eksterne" byggeblokke er ikke en del af beskrivelsen af byggeblokken Organisation.

Liste af andre byggeblokke med links til beskrivelserne, som denne byggeblok har en relation til, baseret på blå forretningsobjekter*:

• Virksomhed - En organisation kan være en virksomhed, der er kilde til en række administrative stamdata på virksomheden som fx CVR-nummer og det officielle navn.
• Person – en organisatorisk person er tilknyttet en virkelig person. Fx kan personens navn i organisationen være et andet end i CPR-registeret.
• Klassifikation (Klasse) – Opmærkning (klassificering) af funktioner og opgaver i forretningsfunktioner og organisatoriske enheder. Eksempler på opgaveklassifikationer er KLE for kommunerne og FORM fællesoffentligt.
• Myndighed – En myndighed er en bestemt type af organisation
• Adresse - Kontaktpunktet kan være en fysisk adresse, som hentes via reference til Danmark Adresseregister (DAR)

 *: Blå forretningsobjekter er beskrevet i andre byggeblokke

Referencer

• Specifikation af Model for Organisation, version 2.0, under Fællesoffentlig Digital arkitektur (Digitaliseringsstyrelsen, KL og Danske Regioner), 2018.
• Anvendelsesprofil for organisation, version 2018-05-31
• Referencearkitektur for sags- og dokumentområdet (ESDH), version 3.0, IT- og Telestyrelsen, 2008.