Hvad er forretningsprocesser?
Alle opgaveområder har arbejdsgange eller procedurer der skal følges, eksempelvis
- Planlægning af skoleskemaer
- Udarbejdelse af vagtplaner (eks. i daginstitution)
- Behandling af ansøgning (eks. byggesag)
Disse faste fremgangsmåder kan være uformelle - "sådan plejer vi at gøre" - eller formelle - nedskrevet og /eller systemunderstøttet.
Typisk har begrundelserne for formelle arbejdsgange været en eller flere af følgende
- Ensartet resultat uanset hvilken medarbejder der udfører opgaven
- Sikre at alle trin gennemføres
- Lovkrav
- Hvad har Rammearkitekturen med processer at gøre?
Enhver digitalisering og modernisering bør tage udgangspunkt i de eksisterende arbejdsgange, men bør også tage kritisk stilling til om de fortsat er den mest optimale måde at løse opgaven på. Dette er i høj grad også tilfældet for opgaver/systemer der tænkes indarbejdet i den fælleskommunale Rammearkitektur.
Rammearkitekturen tilbyder, blandt andet, en ny tilgang til deling af oplysninger, som bør få indflydelse i måden opgaver løses på. potentielle ændringer omfatter
- Mindre indtastning af oplysninger, da data lettere kan udveksles mellem systemer
- Mere fleksibilitet i rækkefølgen af aktiviteter
- Mere ensartede processer, da genbrug af byggeblokke vil muliggøre understøttelse af aktiviteter der ellers ikke ville være business case for at digitalisere, da flere områder er fælles om udviklingen
- Fremme ensartet sprogbrug, da de enkelte områder ikke selv definerer begreber der deles via fælles byggeblok
Hvordan opbygges processer?
En forretningsproces opbygges af et antal procestrin og aktivitetter. Dette afgøres ved at studere forretningen og de opgaver der skal løses, og dernæst analysere sig frem til den optimale/foretrukne måde at løse opgaven på.
Til dette findes en række værktøjer (LEAN, BPR etc.) Men for at opnå de gevinster der ønskes ved den fælleskommunale rammearkitektur, er det vigtigt at gøre dette med fokus på de byggeblokke der er skitseret i rammearkitekturen.
For at hjælpe dette på vej, er der lavet en række procesmønstre, der skitserer generelle opgaver der skal løses i flere opgaver på mere eller mindre samme måde.