Om byggeblokken Dokument

Formål

Formålet med byggeblokken Dokument er at gøre det lettere at udveksle oplysninger om dokumenter mellem to eller flere it-systemer ved at skabe en fælles forståelse af metadata for dokumenter. Herved muliggøres, at der kan bygges oversigter og arkiver over dokumenter.

Et fokusområde er journalisering, som er beskrevet i Referencearkitektur for sags- og dokumentområdet - byggeblokken Dokument er en central del heraf, men kan også anvendes selvstændigt eller i andre referencearkitekturer.

Byggeblokken har til formål at beskrive og dokumentere de helt centrale karakteristika ved ethvert dokument. Herudover kan det generelle formål for alle fælleskommunale byggeblokke læses på siden Byggeblok.

I byggeblokken Dokument beskrives kun de fælles metadata for dokumenter, det vil formentlig skulle specialiseres og beriges med fagområdets metadata ved anvendelse på specifikke fagområder. Dokument kan enten anvendes alene eller i kombination med andre byggeblokke anvendes til at bygge udvekslingsmodeller, som lægges til grund for udvikling af snitflader.

Beskrivelse

De dokumenter, der beskrives metadata om, består af en afgrænset samling af informationer, i et kendt format, gemt på et kendt medie. Et dokument kan foreligge på papir, digitalt medie eller et hvilket som helst andet medie, der kan være bærer af information. Dokumenter kan rumme tekst, tegninger, grafik, fotografier, video, tale osv.

I byggeblokken beskrives en model for Dokument, der udgør et fælles grundlag for forståelse og metadataopmærkning af digitale dokumenter. Dokumentmodellen udgør dermed det semantiske grundlag for at registrere oplysninger om en organisations dokumenter med henblik på udveksling af dokumentmetadata mellem to eller flere it-systemer.

I figuren nedenfor er illustreret, hvordan byggeblokkens formål er at beskrive fælles metadata for dokumenter til brug for fx udveksling mellem it-systemer. Det fysiske dokument udpeges fra byggeblokken igennem en reference (fx URI). Hvor og hvordan det fysiske dokument er struktureret, lagret og udveksles er ikke en del af beskrivelsen.

Dokument anvendes og indgår primært i sammenhæng med andre byggeblokke som fx Sag, sammenhænge som dermed beskriver dokumenters relationer til omverdenen.

I de fleste tilfælde findes de faktiske dokumenter kun i en elektronisk variant, hvad enten de er produceret elektronisk, eller de er omformet til elektronisk form, fx igennem skanning. Men i nogle tilfælde findes de faktiske dokumenter også i en fysisk variant enten suppleret med en elektronisk variant eller helt uden nogen elektronisk variant.

Ejer af byggeblok Dokument

Center for Digitalisering og Teknologi, KL

Overholdelse/compliance

Byggeblokken overholder "Specifikation af Model for Dokument (Dokumentmodellen)", version 2.0, under Fællesoffentlig Digital Arkitektur (Digitaliseringsstyrelsen, KL og Danske Regioner).